Заказ-наряд

Что такое заказ-наряд

Заказ-наряд — это одна поездка машины в ваш сервис. Клиент приехал на замену масла — это один заказ-наряд. Через три месяца приехал с тормозами — это уже другой заказ-наряд.

В заказ-наряде записано всё об этой поездке:

• какой клиент и какая машина;
• какие работы делаются и какие запчасти ставятся, по какой цене и с какой скидкой;
• какой мастер делает каждую работу;
• сколько клиент уже заплатил и сколько ещё должен;
• какие документы ему распечатали;
• что и когда в нём меняли.

Заказ-наряд создаётся для клиента и машины, которые уже есть в программе. Если клиент новый, сначала заведите его и машину — как это сделать, написано в инструкции «Клиенты и автомобили».

Список заказ-нарядов

Нажмите в меню слева Заказ-наряды. Откроется экран с тремя частями:

• сверху — фильтры, чтобы найти нужный заказ;
• ниже — Список заказ-нарядов;
• рядом или под списком — карточка выбранного заказа.

Пока ни один заказ не выбран, на месте карточки написано Выберите заказ или создайте новый.

Как читать список

Каждая строка списка — один заказ-наряд. В строке:

• номер заказа крупно, например ЗН-1042;
• под ним — клиент, машина, госномер и дата последнего изменения;
• справа — значки: Открыт, если заказ ещё не закрыт, статус заказа и сумма.

Сверху всегда стоят открытые заказы — те, что в статусах «Черновик», «Запланирован» и «В работе». Закрытые («Завершён» и «Отменён») идут ниже. Внутри каждой группы первыми стоят заказы, которые меняли последними.

Если заказов много, внизу списка есть кнопка Показать ещё. Чтобы список не мешал работать с карточкой, его можно свернуть кнопкой со стрелкой в правом верхнем углу списка (подсказка Свернуть список) и развернуть обратно той же кнопкой (подсказка Развернуть список).

Как найти заказ

1. Введите, что знаете

   В поле поиска (в нём серым написано Номер, клиент, VIN или госномер) введите номер заказа, имя клиента, госномер или VIN машины. Можно не целиком — например, только цифры госномера.

2. При желании сузьте поиск

   Рядом есть выпадающие списки:

   • Все статусы — показать только черновики, только заказы в работе и так далее;
   • Все клиенты и Все автомобили — заказы одного клиента или одной машины;
   • Все исполнители — заказы, где работал конкретный мастер;
   • Период — даты «с» и «по».
3. Нажмите «Найти»

   Нажмите Найти. Список покажет только подходящие заказы. Если ничего не нашлось, появится Заказ-наряды не найдены — проверьте, нет ли опечатки.

4. Верните полный список

   Чтобы снова видеть все заказы, нажмите Сбросить фильтры.

Как создать заказ-наряд

1. Нажмите «Новый заказ»

   В разделе Заказ-наряды нажмите кнопку Новый заказ в верхней части экрана. Появится карточка Новый заказ-наряд.

2. Выберите клиента

   Нажмите на поле Клиент и начните печатать имя или телефон клиента. Под полем появится список совпадений — нажмите на нужного клиента. Если появилась надпись Ничего не найдено, значит, такого клиента ещё нет в программе: сначала заведите его (как завести клиента).

3. Выберите машину

   Поле Автомобиль становится доступным только после того, как выбран клиент. В нём — машины этого клиента. Выберите ту, что приехала. Если нужной машины нет в списке, добавьте её в карточке клиента (как добавить автомобиль).

4. Проверьте пробег

   Поле Пробег, км заполнится само — пробегом, который записан у машины. Посмотрите на одометр и, если цифра другая, исправьте её. Пробег печатается в документах.

5. Напишите, с чем приехал клиент

   В поле Комментарий коротко запишите жалобу или просьбу клиента: Стук спереди справа на неровностях. Поле можно оставить пустым.

6. Нажмите «Создать»

   Нажмите Создать. Заказ появится в списке в статусе Черновик, и сразу откроется его карточка. Если передумали, нажмите Отмена.

Так выглядит форма нового заказ-наряда

Что есть в карточке заказа

Карточка заказа длинная. Сверху вниз в ней идут:

1. Шапка: номер заказа, клиент и машина, справа — статус. Под шапкой три суммы: Сумма (до скидок), Скидка и Итого (что заплатит клиент).
2. Таблица работ и запчастей и кнопки для добавления строк.
3. Поля «Комментарий», «Внутренние примечания», «Состояние автомобиля при приёме», «Пробег, км».
4. Кнопки Сохранить строки и кнопки смены статуса.
5. «Оплаты» — см. Оплаты и авансы.
6. «Себестоимость и маржа» — только у владельца, организатора и администратора, см. Маржа и отчёты.
7. «Рекомендации по дальнейшим работам».
8. «Документы» — см. Документы и печать.
9. «История» — что и когда меняли.

Прокручивайте карточку колёсиком мыши, чтобы добраться до нужной части.

Работы и запчасти

Каждая работа и каждая запчасть — отдельная строка в таблице. Строки бывают двух типов: Работа (замена, ремонт, диагностика) и Материал (запчасти, масло, жидкости). Пока строк нет, в таблице написано В заказе пока нет работ и материалов.

Добавить строку можно двумя способами.

Способ 1. Из каталога — для того, что вы делаете часто

Каталог — это ваш прайс: список работ и запчастей с готовыми ценами. Если он заполнен (как заполнить каталог), добавлять строки быстро.

1. Найдите позицию

   Нажмите на поле Позиция из каталога над таблицей и начните печатать название: масл. В списке появятся подходящие позиции, перед названием написан тип: Работа · Замена масла в двигателе или Материал · Масло моторное 5W-30.

2. Выберите позицию

   Нажмите на нужную строку в списке. Название появится в поле.

3. Нажмите «Добавить»

   Нажмите Добавить рядом с полем. В таблице появится новая строка: количество 1, цена из каталога, скидка 0 %. Мастера на работу назначьте сами в колонке «Исполнитель».

   Пока позиция не выбрана, кнопка «Добавить» не нажимается — если навести на неё мышь, появится подсказка Сначала выберите позицию из каталога.

4. Поправьте количество и скидку

   В строке из каталога можно изменить только две вещи: Количество (например, 4 литра масла вместо 1) и Скидка, %. Тип, наименование, единица и цена заблокированы — они берутся из каталога.

Способ 2. Ручная строка — для разовых работ и запчастей

1. Нажмите «Ручная строка»

   Нажмите Ручная строка рядом с кнопкой «Добавить». В таблице появится пустая строка: тип Работа, единица шт., количество 1, цена 0. Курсор сразу встанет в эту строку.

2. Выберите тип

   В колонке Тип оставьте Работа или выберите Материал, если это запчасть.

3. Впишите название и единицу

   В колонке Наименование — что это: Ремонт проводки фары. В колонке Единица — в чём считаем: шт., л, ч, компл..

4. Укажите количество, цену и скидку

   Количество — сколько, Цена для клиента — цена за одну единицу, Скидка, % — от 0 до 100. Колонка Итог для клиента посчитается сама.

Источник детали

У каждой строки-материала есть колонка Источник:

• Со склада — деталь с вашей полки. Пока заказ открыт, она в резерве, а когда заказ Завершён, списывается со склада по средней цене. Если заказ Отменён, резерв снимается. Бывает только у материала из каталога.
• Под заказ — деталь купили для этой машины, склад не меняется. Закупочную цену указывают как раньше (как указать).
• Деталь клиента — запчасть привёз клиент. Цена 0 и не меняется, себестоимости нет, в заказ-наряде и рабочем листе деталь печатается с пометкой предоставлено заказчиком. Гарантия на саму деталь не действует, на работу по её установке — остаётся (что печатается).

Материал из каталога сразу получает Со склада, если его доступно больше нуля, иначе Под заказ; ручная строка-материал — Под заказ. Под выбором видно На складе 5 шт. · доступно 3 шт., а если в строке больше, чем доступно, — жёлтая отметка остаток станет −1 шт. Сохранить строки при этом можно. Подробно — в инструкции «Склад запчастей».

Сохраните строки

Добавленные и изменённые строки нужно сохранить. Нажмите Сохранить строки под таблицей и полями. Кнопка Сохранить в конце любой строки делает то же самое — сохраняет сразу все строки и поля заказа. После сохранения суммы в шапке заказа («Сумма», «Скидка», «Итого») пересчитаются.

Как удалить строку

Нажмите Удалить в конце строки — она исчезнет из таблицы. Затем нажмите Сохранить строки, чтобы удаление сохранилось. Удалить строку можно, только пока заказ не завершён и не отменён.

Ошибки в строках

Если строка заполнена неправильно, программа не сохранит её и покажет под ячейкой короткую подсказку, а над кнопками — общий список проблем:

Колонки, которые видят не все

Владелец, организатор и администратор видят в таблице ещё четыре колонки: Поставщик, Закупка, Доставка, Себестоимость. У менеджера этих колонок нет совсем — это не ошибка, а настройка прав: менеджеру не показывают закупочные цены (кто что видит).

Мастер на работу

На каждую строку-работу можно назначить мастера — того, кто её делает. Это нужно, чтобы программа посчитала мастеру зарплату за работу и чтобы его заказы можно было найти фильтром «Все исполнители». У запчастей мастера нет: в этой колонке у них стоит прочерк.

1. Найдите колонку «Исполнитель»

   В строке работы найдите колонку Исполнитель. По умолчанию в ней написано Без исполнителя.

2. Выберите мастера

   Нажмите на список и выберите мастера. В списке — сотрудники из настроек (как завести сотрудника).

3. Проверьте, что сохранилось

   Если строка уже была сохранена, выбор мастера сохраняется сразу, отдельно ничего нажимать не нужно. Если строка новая, мастер сохранится вместе со строкой по кнопке «Сохранить строки».

Владелец, организатор и администратор под именем мастера видят его ставку и сумму к выплате, например 40% · 480,00 ₽. Выплата считается так: итог строки работы (цена × количество) после скидки, умноженный на ставку мастера.

Как исправить сумму выплаты вручную

Только у владельца, организатора и администратора. Например, мастер переделывал работу и вы решили заплатить ему меньше.

1. Нажмите «Изменить» возле суммы

   Рядом с ставка · сумма нажмите Изменить. Откроется окно Корректировка выплаты.

2. Впишите новую сумму

   В поле Новая сумма выплаты, RUB — сколько платить.

3. Напишите причину

   Поле Причина корректировки обязательное. Без него появится Для корректировки выплаты обязательна причина.

4. Сохраните

   Нажмите Сохранить. В истории заказа появится запись Выплата скорректирована.

Закупочная цена запчасти

Этот раздел — только для владельца, организатора и администратора. Чтобы программа посчитала, сколько вы заработали на заказе, ей нужно знать, почём вы купили запчасти. Это делается в колонке Поставщик у сохранённой строки-материала. Если там написано Не указана, закупочная цена ещё не задана.

Так указывают цену только у детали Под заказ. У детали Со склада себестоимость — средняя цена склада, она фиксируется сама при завершении заказа: в колонке написано Со склада · по средней цене при завершении, а потом Со склада · по средней цене. У детали клиента написано Деталь клиента · без себестоимости. Кнопок «Указать» у таких строк нет. Если источник поменяли, но строки ещё не сохранили, в колонке написано Сохраните строку. Пока заказ открыт, в блоке «Себестоимость и маржа» строка «Со склада» посчитана по текущей средней цене с пометкой оценка по средней цене склада; после завершения — по зафиксированной цене.

1. Нажмите «Указать»

   В колонке Поставщик нажмите Указать. Откроется окно Себестоимость материала. Если строка ещё не сохранена, вместо кнопки написано Сохраните строку — сначала нажмите «Сохранить строки».

2. Выберите, откуда цена

   Предложение поставщика — если у этой запчасти в каталоге есть цены поставщиков (как их добавить): выберите нужное в списке Предложение.

   Разовая закупка — если купили где-то один раз: впишите Закупка за единицу, RUB, Доставка за единицу, RUB и, если хотите, Причина разовой закупки (необязательно).

3. Сохраните

   Нажмите Сохранить. В колонках «Закупка», «Доставка» и «Себестоимость» появятся суммы. Исправить — кнопка Изменить, убрать — Очистить.

Комментарий, примечания и пробег

Под таблицей четыре поля. Важно понимать, где каждое из них потом окажется на бумаге, чтобы клиент не прочитал то, что предназначено мастеру.

Эти поля сохраняются той же кнопкой Сохранить строки.

Статусы заказа

Статус показывает, на каком этапе машина. Он виден значком в шапке карточки и в списке. Статус меняется кнопками под таблицей — нажимайте их, когда в жизни происходит соответствующее событие.

Шаги можно пропускать: например, из черновика сразу нажать «Завершить», если работа мелкая и сделана при клиенте. А вот из «В работе» назад в черновик вернуть уже нельзя.

Если при смене статуса появилась надпись Этот переход состояния сейчас недоступен., значит, заказ уже успели перевести в другой статус (например, с другого компьютера). Выберите заказ в списке заново и посмотрите, какой у него статус сейчас.

Как закрыть заказ без работ

Бывает, что машину осмотрели и ничего делать не стали, а заказ уже заведён. Закрыть заказ без единой строки можно, но только с объяснением в комментарии.

1. Напишите комментарий

   В поле Комментарий объясните, почему работ нет: Осмотр, неисправность не подтвердилась.

2. Нажмите «Завершить»

   Нажмите Завершить. Если комментарий пустой, появится Для завершения пустого заказа нужен содержательный комментарий.

Как отменить заказ

1. Нажмите «Отменить заказ…»

   Под таблицей нажмите красную надпись Отменить заказ…. Появится окно Отменить заказ-наряд? с номером заказа.

2. Прочитайте предупреждение

   В окне написано: Несохранённые строки будут сохранены, затем заказ получит статус «Отменён». Вернуть его в работу будет нельзя.

3. Подтвердите или передумайте

   Нажмите Отменить заказ, чтобы отменить, или Не отменять, чтобы закрыть окно без изменений.

Рекомендации клиенту

Рекомендации — это советы клиенту на будущее: Заменить тормозные колодки в течение 5000 км. Они печатаются в заказ-наряде, который получает клиент, и остаются в карточке этого заказа — когда клиент вернётся, их можно посмотреть в его прошлом заказе. В акт приёма и рабочий лист они не попадают.

1. Найдите блок рекомендаций

   Прокрутите карточку заказа вниз до блока Рекомендации по дальнейшим работам.

2. Напишите рекомендацию

   В поле Новая рекомендация напишите совет. Одна рекомендация — один совет.

3. Добавьте

   Нажмите Добавить рекомендацию. Рекомендация появится в списке выше. В истории заказа появится Добавлена рекомендация.

Чтобы исправить рекомендацию, нажмите Изменить рядом с ней, поправьте текст в поле Текст рекомендации и нажмите Сохранить. Добавлять и менять рекомендации можно, пока заказ открыт (черновик, запланирован, в работе).

История изменений

В самом низу карточки — блок История. В нём каждое важное изменение заказа с датой и временем. Например:

• Заказ создан;
• Состав и итог обновлены — добавили, удалили или изменили строки;
• Статус изменён;
• Исполнитель изменён;
• Выплата скорректирована;
• Себестоимость материала изменена;
• Добавлена рекомендация и Рекомендация изменена.

Историю нельзя ни удалить, ни исправить. Если возник спор «когда поменяли цену», ответ здесь.

Пример: замена масла от начала до конца

Клиент Сергей Ковалёв приехал на своей Kia Rio менять масло. Он у вас уже был, машина в программе есть. Масло, фильтр и работа «Замена масла в двигателе» есть в каталоге.

1. Создайте заказ

   Заказ-наряды → Новый заказ. В «Клиент» начните печатать «Ковал» и выберите Сергея Ковалёва. В «Автомобиль» выберите Kia Rio. Сверьте пробег с одометром. В «Комментарий» напишите Замена масла. Нажмите Создать.

2. Добавьте работу

   В «Позиция из каталога» напечатайте «замена масла», выберите Работа · Замена масла в двигателе, нажмите Добавить.

3. Добавьте масло

   Найдите Материал · Масло моторное 5W-30, нажмите Добавить. В строке масла в «Количество» поставьте 4.

4. Добавьте фильтр

   Найдите Материал · Фильтр масляный, нажмите Добавить.

5. Назначьте мастера

   В строке работы в колонке «Исполнитель» выберите мастера, который будет менять масло.

6. Запишите состояние машины

   Обойдите машину с клиентом. В «Состояние автомобиля при приёме» запишите, что увидели: Царапина на заднем бампере слева.

7. Сохраните

   Нажмите Сохранить строки. В шапке появится «Итого».

8. Распечатайте акт приёма и рабочий лист

   В блоке «Документы» нажмите Выпустить акт приёма — дайте клиенту подписать. Затем Выпустить рабочий лист — отдайте мастеру. Подробно — в «Документы и печать».

9. Начните работу

   Когда машина заехала в бокс, нажмите Начать работу.

10. Добавьте рекомендацию

    Мастер сказал, что колодки скоро закончатся. В «Новая рекомендация» напишите Заменить передние тормозные колодки в течение 5000 км и нажмите Добавить рекомендацию.

11. Примите оплату

    В блоке «Оплаты» сумма уже подставлена. Выберите способ, например «Карта», и нажмите Принять оплату (подробно).

12. Распечатайте заказ-наряд и квитанцию

    Нажмите Выпустить заказ-наряд и Выпустить квитанцию, распечатайте и отдайте клиенту.

13. Завершите заказ

    Нажмите Завершить. Статус станет Завершён, заказ опустится в списке ниже открытых.

Если что-то не получается

Не вижу кнопки «Новый заказ» и полей для правки

У вашей роли нет права вести заказы, или заказ уже завершён или отменён — тогда кнопки правки скрыты. Если программа работает в режиме «только чтение» (закончилась лицензия), изменения тоже недоступны — см. «Пароли, обновления, лицензия».

«Не удалось сохранить строки заказ-наряда.»

Проверьте строки на ошибки (подсказки под ячейками). Если ошибок нет, нажмите «Сохранить строки» ещё раз через минуту.

«Эту запись только что изменил другой пользователь…»

Заказ одновременно правили на другом компьютере. Скопируйте свои несохранённые правки (например, на листок), нажмите Обновить, посмотрите актуальный заказ и внесите правки заново.

В поле «Автомобиль» нет нужной машины

В списке только машины, которые сейчас числятся за выбранным клиентом и не в архиве. Проверьте владельца машины в разделе «Клиенты и автомобили».

Кнопки документов не нажимаются или их нет

Если кнопки серые и написано Документы выдаются после получения номера., у заказа ещё нет номера (Без номера) — подключитесь к интернету и подождите. Если кнопок нет совсем, вы, скорее всего, работаете в браузере: документы выпускаются только в программе на компьютере.

Другие сообщения программы — в разделе «Если что-то не получается».