Сотрудники и пользователи

Сотрудник и пользователь — в чём разница

В программе есть два похожих, но разных понятия. Их важно не путать.

Сотрудник

Человек, который работает в мастерской и получает процент с работ. У сотрудника есть имя и ставка — сколько процентов от стоимости работы ему положено. Сотрудника назначают исполнителем на работы в заказ-наряде. Логина у сотрудника может и не быть: мастеру, который не садится за компьютер, логин не нужен.

Пользователь

Тот, кто входит в программу: у него есть логин, пароль и роль. Роль определяет, какие разделы ему видны. Пользователь может быть связан с сотрудником, а может и не быть — например, администратор на ресепшене без процента с работ.

Примеры, как это бывает в жизни:

Роли: кто что видит

У каждого пользователя одна из пяти ролей.

Владелец

Тот, кто зарегистрировал мастерскую. Может всё. Владелец в мастерской один: эту роль нельзя выдать другому человеку, отобрать или заблокировать. Только владелец делает экспорт всей мастерской и решает про автоматическую проверку обновлений.

Организатор

Правая рука владельца: видит всё, включая деньги, меняет реквизиты и текст гарантии. Управляет менеджерами и исполнителями, но не другими организаторами и администраторами.

Администратор

Ведёт мастерскую: заказы, оплаты, закупочные цены, маржа, отчёты, ставки мастеров, пользователи-менеджеры и исполнители. Реквизиты и гарантию только видит, но не меняет.

Менеджер

Повседневная работа: клиенты, машины, запись, заказ-наряды, оплаты, печать документов, каталог, остатки склада, списание и инвентаризация. Не видит закупочных цен, поставщиков, приходов склада, маржи, ставок и отчётов. Пользователями не управляет.

Исполнитель

Мастер. В программе видит только «Обзор» и «Настройки» (тему, данные мастерской без права менять и свой пароль). Задание получает на бумаге — рабочим листом.

Скрытые данные не просто спрятаны от глаз: программа их вообще не передаёт тем, кому они не положены. Менеджер не увидит маржу ни на экране, ни в документах.

Как завести сотрудника со ставкой

Карточку Сотрудники и ставки видят владелец, организатор и администратор. Начните с неё: заведите всех мастеров, которых будете назначать на работы.

1. Откройте карточку

   Нажмите Настройки в меню слева и прокрутите страницу вниз до карточки Сотрудники и ставки. Под заголовком написано: Профиль исполнителя существует независимо от логина. Ставка применяется при назначении.

2. Найдите форму «Новый сотрудник»

   Она в нижней части карточки, под списком сотрудников.

3. Впишите имя

   В поле Отображаемое имя — так мастер будет виден в списке исполнителей в заказ-наряде. Удобно писать имя и первую букву фамилии: Андрей П.. Если в мастерской два Андрея, фамилия особенно важна.

4. Впишите ставку

   В поле Ставка, % — сколько процентов от стоимости работы (после скидки) получает мастер. Например, 40. От 0 до 100. Если мастер на окладе и процент не получает, впишите 0.

5. Логин пока не трогайте

   Поле Логин (необязательно) оставьте как есть — Без логина. Связать сотрудника с логином можно позже, см. «Как связать сотрудника с логином».

6. Добавьте

   Нажмите Добавить сотрудника. Появится надпись Профиль … сохранён., а в списке — строка с именем, отметкой ставки, например 40%, и отметкой Активен.

Как поменять ставку

1. Нажмите «Изменить»

   В строке сотрудника нажмите Изменить. Внизу карточки форма сменит заголовок на Редактирование профиля, в полях будут данные сотрудника.

2. Впишите новую ставку и сохраните

   Исправьте Ставка, % и нажмите Сохранить. Передумали — нажмите Отмена.

Как выдать логин и пароль

Карточку Пользователи видят владелец, организатор и администратор. Организатор и администратор могут заводить только менеджеров и исполнителей. Организатора или администратора может завести только владелец.

1. Откройте карточку «Пользователи»

   В НастройкиПользователи прокрутите до блока Новый пользователь внизу карточки.

2. Впишите имя

   Поле Имя — имя и фамилия сотрудника, например Мария Соколова. Под этим именем человек будет виден в списке пользователей.

3. Придумайте логин

   Поле Логин — короткое слово латиницей, которым сотрудник будет входить: maria, sokolova. Логин должен быть уникальным: у двух человек не может быть одинакового.

4. Придумайте временный пароль

   Поле Временный пароль — не короче 8 знаков. Это пароль на первый вход: потом сотрудник сменит его на свой. Запишите его, чтобы передать сотруднику.

5. Выберите роль

   В списке Роль выберите роль. Владелец видит четыре варианта: Организатор, Администратор, Менеджер, Исполнитель. Организатор и администратор — только два последних.

6. Добавьте пользователя

   Нажмите Добавить пользователя. Появится Пользователь … создан., а в списке выше — строка с именем, логином вида @maria, ролью и отметкой Активен.

7. Передайте данные сотруднику лично

   Скажите сотруднику логин и временный пароль лично или напишите на бумажке. Не отправляйте пароль в общий чат. Попросите после первого входа сменить пароль на свой — см. «Как сменить свой пароль».

Как связать сотрудника с логином

Если мастер одновременно и входит в программу, и получает процент, у него будет и профиль сотрудника, и пользователь. Свяжите их — тогда в списке сотрудников будет видно, под каким логином работает человек.

1. Сначала создайте пользователя

   Как в разделе «Как выдать логин и пароль».

2. Откройте профиль сотрудника

   В карточке Сотрудники и ставки нажмите Изменить в строке этого сотрудника. Если сотрудника ещё нет — заполните форму «Новый сотрудник».

3. Выберите логин

   В списке Логин (необязательно) выберите строку с его именем и логином, например Мария Соколова · @maria.

4. Сохраните

   Нажмите Сохранить (или Добавить сотрудника для нового). В строке сотрудника вместо Без логина появится @maria.

Как поменять имя или роль

1. Нажмите «Изменить» в строке пользователя

   В карточке Пользователи под строкой нужного человека нажмите Изменить. Появятся поля Имя и Роль.

2. Исправьте и сохраните

   Внесите изменения и нажмите Сохранить. Если вы сменили роль, появится: Данные … сохранены. Роль изменится после нового входа пользователя. Новая роль заработает, когда сотрудник выйдет из программы и войдёт снова.

Почему у некоторых строк нет кнопок:

• Это вы — это ваша собственная строка. Себе можно только Изменить имя; свою роль поменять нельзя.
• Основной аккаунт — это владелец. Его никто не меняет и не блокирует.
• Недоступно для изменения — организатором или администратором может управлять только владелец.

Если сотрудник забыл пароль

Сотрудники не могут сами восстановить пароль. Им задаёт новый временный пароль руководитель: менеджеру и исполнителю — владелец, организатор или администратор; организатору и администратору — только владелец.

1. Нажмите «Сбросить пароль»

   В НастройкиПользователи под строкой сотрудника нажмите Сбросить пароль. Появится поле Новый временный пароль.

2. Придумайте временный пароль

   Не короче 8 знаков. Запишите его.

3. Замените пароль

   Нажмите Заменить пароль. Появится Пароль для … заменён. Передайте его сотруднику лично.

4. Передайте пароль и попросите сменить

   Сотрудник входит с временным паролем и сразу меняет его на свой в карточке Мой пароль.

Доступ через браузер

Если мастерская подключена к облаку, в неё можно войти из браузера по адресу мастерской, без программы. Для каждого пользователя это разрешается отдельно галочкой Доступ через браузер под его строкой в карточке Пользователи.

• Владельцу, организатору и администратору доступ через браузер включён сразу.
• Менеджеру и исполнителю он выключен — включите, если нужно.
• Владелец может менять галочку всем, кроме себя. Организатор и администратор — только менеджерам и исполнителям.

1. Поставьте или снимите галочку

   Нажмите на галочку Доступ через браузер под строкой сотрудника. Сохранять отдельно не нужно.

2. Проверьте надпись

   Появится Вход через браузер для … разрешён. или … запрещён. Для этого нужен интернет.

Галочка касается только браузера: в программу на компьютере сотрудник входит как обычно. Если доступ выключен, в браузере он увидит то же, что при неверном пароле: Неверный логин или пароль. После нескольких неудач вход временно блокируется.

Если сотрудник ушёл

Удалить пользователя нельзя — так и написано в карточке: Пользователей нельзя удалить — заблокируйте доступ. Так в программе сохранится, кто что делал. Вместо удаления доступ блокируют.

1. Нажмите «Заблокировать…»

   В НастройкиПользователи под строкой сотрудника нажмите красную Заблокировать….

2. Подтвердите

   Появится окно Заблокировать пользователя? с его именем и словами Пользователь не сможет войти в программу, пока доступ не вернут. Нажмите красную кнопку Заблокировать.

3. Проверьте

   У строки появится отметка Заблокирован. Войти под этим логином больше нельзя — ни в программе, ни в браузере.

4. Уберите его из списка исполнителей

   Если у человека был профиль сотрудника, в карточке Сотрудники и ставки нажмите в его строке В архив. Он перестанет предлагаться в новых заказах, а его прошлые работы и начисления сохранятся.

Если сотрудник вернулся, нажмите Вернуть доступ в строке пользователя и Активировать в строке сотрудника.

Как сменить свой пароль

Это может сделать любой пользователь, в том числе исполнитель.

1. Откройте карточку «Мой пароль»

   Нажмите Настройки и прокрутите до карточки Мой пароль.

2. Введите текущий пароль

   В поле Текущий пароль — тот, с которым вы вошли сейчас (например, временный, который вам выдали).

3. Введите новый пароль два раза

   В поля Новый пароль и Повторите новый пароль — один и тот же новый пароль, не короче 8 знаков. Повтор нужен, чтобы не ошибиться при наборе.

4. Сохраните

   Нажмите Изменить пароль. Появится Пароль изменён. Со следующего входа используйте новый пароль.