Документы и печать

Какие документы есть

По каждому заказ-наряду программа готовит четыре документа:

Заказ-наряд

Главная бумага для клиента: что сделали, из каких запчастей, по какой цене, сколько оплачено. В нём же гарантийные условия и рекомендации. Отдаётся клиенту при выдаче машины.

Квитанция

Подтверждение оплаты: список оплат и зачтённых авансов, сколько оплачено и сколько осталось. Выпускается, когда клиент заплатил.

Рабочий лист

Бумага для мастера: какую машину и какие работы делать, внутренние примечания и пустая таблица, куда мастер от руки пишет, что сделано. Цен там нет.

Акт приёма автомобиля

Бумага, которую клиент подписывает, когда оставляет машину: пробег, состояние машины (царапины, сколы), согласие на обработку персональных данных и места для подписей.

Что попадает в какой документ

Документы специально сделаны разными, чтобы каждый видел только своё: клиент не читает указания мастеру, а мастер — цены.

Откуда берутся тексты: название, адрес и телефон — из карточки «Основные данные» в настройках, реквизиты — из карточки «Реквизиты ИП» (только те строки, у которых стоит галочка «Печатать в шапке»), гарантия и нижний текст — из карточки «Гарантия и дополнительный текст». Что писать в комментарии, примечаниях и состоянии машины — в инструкции «Заказ-наряд».

Запчасть, которую привёз клиент (источник Деталь клиента, что это), печатается в заказ-наряде и рабочем листе с пометкой предоставлено заказчиком, в заказ-наряде — с ценой 0. Если в заказ-наряде есть такая запчасть и гарантийные условия, под ними программа сама добавляет фразу Гарантия на запчасти не распространяется на детали, предоставленные заказчиком. Гарантия на работы по их установке сохраняется. Ваш текст гарантии при этом не меняется. В документах, выпущенных раньше, пометки нет.

Как выпустить документ

«Выпустить» значит: программа собирает документ из текущих данных заказа, присваивает ему номер, сохраняет и открывает готовый файл PDF для печати.

1. Откройте заказ

   Нажмите в меню Заказ-наряды и выберите заказ в списке.

2. Сохраните изменения

   Если вы только что меняли строки или поля заказа, нажмите Сохранить строки. В документ попадают сохранённые данные.

3. Найдите блок «Документы»

   Прокрутите карточку заказа вниз до блока Документы. В нём четыре кнопки: Выпустить заказ-наряд Выпустить квитанцию Выпустить рабочий лист Выпустить акт приёма.

4. Нажмите нужную кнопку

   Нажмите кнопку нужного документа. Пару секунд кнопка покажет, что идёт работа, — ничего больше не нажимайте.

5. Посмотрите документ

   Готовый документ сам откроется в программе для просмотра PDF, которая установлена на компьютере (чаще всего это браузер Edge или Adobe Acrobat Reader). Одновременно он появится в списке под кнопками.

Как распечатать

1. Откройте документ

   Документ открывается сам после выпуска. Если вы его закрыли, откройте из списка (как).

2. Нажмите печать

   В окне с документом одновременно нажмите клавиши Ctrl и P (латинская P, на русской раскладке это клавиша «З»). Или найдите в окне значок принтера.

3. Выберите принтер и напечатайте

   В окне печати проверьте, что выбран ваш принтер, и нажмите Печать. Документы рассчитаны на лист А4.

Как найти и открыть выданный документ

Все документы, выпущенные по заказу, хранятся в блоке Документы его карточки. Пока документов нет, там написано Документы по заказу ещё не выпускались.

Каждая строка списка — один документ:

• сверху — вид и номер: Квитанция № ЗН-1042-КВ-1;
• под ним — Версия шаблона с цифрой, дата и время выпуска. Иногда добавлено Загрузится при открытии — значит, документ выпустили на другом компьютере и файл скачается с сервера, когда вы его откроете (нужен интернет);
• справа — кнопка Открыть PDF.

1. Найдите заказ

   В разделе Заказ-наряды найдите заказ по номеру, клиенту или госномеру (как искать).

2. Откройте документ

   В блоке «Документы» нажмите Открыть PDF у нужного документа. Он откроется таким же, каким был в момент выпуска.

Номера документов

Номер документа складывается из номера заказ-наряда, буквенной отметки вида документа и порядкового номера. Для заказа ЗН-1042:

Если по тому же заказу выпустить квитанцию ещё раз, она получит номер ЗН-1042-КВ-2, и так далее. Начало номера (у нас — «ЗН») зависит от префикса, заданного в настройках (нумерация заказ-нарядов).

Повторная печать и исправления

Важно понимать два правила.

Выданный документ никогда не меняется

Документ запоминает данные такими, какими они были в момент выпуска. Если потом поменять цену в каталоге, телефон клиента, реквизиты или текст гарантии, уже выпущенные документы останутся прежними. Так клиент и вы всегда видите одну и ту же бумагу. Версия шаблона в списке показывает, по какому варианту оформления документ был собран.

Повторный выпуск — это новый документ

Если в заказе что-то изменилось (добавили работу, клиент доплатил) и нужна свежая бумага, снова нажмите кнопку выпуска. Программа создаст новый документ со следующим номером и текущими данными. Старый останется в списке — его можно открыть.

Если нужен просто ещё один бумажный экземпляр того же документа (клиент потерял, мастер испачкал лист), не выпускайте заново: откройте документ из списка кнопкой Открыть PDF и распечатайте ещё раз.

Документы в браузере

Если вы зашли в мастерскую через браузер, выпустить новый документ нельзя — только в программе на компьютере. Уже выпущенные документы можно скачать: в блоке «Документы» вместо «Открыть PDF» кнопка Скачать PDF. Файл попадёт в папку «Загрузки», откройте его оттуда и распечатайте так же, через Ctrl + P.

Если при скачивании появилось Файл документа ещё не передан в облако с компьютера, где он выдан. Попробуйте позже, значит, компьютер, на котором документ выпустили, ещё не отправил его в облако — например, на нём нет интернета. Попробуйте позже.

Если что-то не получается

Нет блока кнопок «Выпустить…»

Вы в браузере, или у вашей роли нет права вести заказы. Документы выпускают владелец, организатор, администратор и менеджер в программе на компьютере.

«Документ выпущен, но PDF не удалось открыть. Откройте его из списка.»

Документ создан и сохранён, но не открылся сам. Нажмите «Открыть PDF» в списке. Если снова не открывается, проверьте, что на компьютере есть программа для просмотра PDF — подойдёт браузер Edge.

«Не удалось выпустить заказ-наряд.» (или рабочий лист, акт)

Повторите через минуту. Если повторяется, сохраните логи и напишите нам — см. «Если что-то не получается».

В документе старые реквизиты или гарантия

Документ был выпущен до того, как изменили настройки. Исправьте настройки, если нужно, и выпустите документ заново — новый получит свежие данные.