Каталог работ и материалов

Что такое каталог и зачем он нужен

В каталоге три вкладки:

Работы

Всё, за что вы берёте деньги за труд: «Замена масла в двигателе», «Диагностика подвески», «Шиномонтаж R15». У работы есть цена для клиента, а также можно указать, сколько она обычно длится и какой мастер её обычно делает.

Материалы

Запчасти и расходники: масло, фильтры, колодки, лампочки. У материала есть цена для клиента, а у руководителя — ещё и закупочная цена у поставщика.

Поставщики

Магазины и фирмы, у которых вы покупаете запчасти. Эта вкладка видна только тем, кому положено знать закупочные цены (см. «Кто что может»).

Как открыть каталог

1. Нажмите «Каталог» в меню слева

   В левой части окна найдите пункт Каталог и нажмите на него. Если меню свёрнуто и видны только значки, сначала разверните его — как это сделать, написано в инструкции «Как устроена программа».

2. Выберите вкладку

   Сверху есть переключатель из вкладок Работы, Материалы и (если у вас есть права) Поставщики. Нажмите на нужную — ниже появится её список.

3. Найдите позицию, если список длинный

   Справа от вкладок есть поле поиска с серой подсказкой Название позиции. Наберите часть названия, например «масл», и нажмите Найти (или клавишу Enter). Чтобы снова увидеть весь список, сотрите текст в поле и ещё раз нажмите Найти. Материал находится и по артикулу или производителю: «W712», «MANN».

Если позиций много, внизу списка написано, сколько показано, например Показано 50 из 120, и есть кнопка Показать ещё. Если по запросу ничего нет, вместо списка будет надпись Позиции не найдены.

Работы: добавить и изменить

Добавить новую работу

1. Откройте вкладку «Работы»

   КаталогРаботы. Над списком — карточка с заголовком Работы.

2. Нажмите «Добавить»

   Кнопка Добавить находится в правом верхнем углу карточки. Откроется окно Добавить работу.

3. Впишите название

   В поле Название напишите работу так, как её должен увидеть клиент в заказ-наряде: «Замена масла в двигателе», а не «масло дв.». Это обязательное поле.

4. Укажите единицу

   В поле Единица — в чём считается работа. Чаще всего это «шт.» (одна замена, одна диагностика). Можно написать «ч» для почасовых работ или «колесо» для шиномонтажа. Это тоже обязательное поле.

5. Впишите цену для клиента

   Поле Цена для клиента, RUB — сколько стоит одна единица работы. Пишите только цифры, копейки — через запятую: 1200 или 1200,50. Пробелы и знак рубля не нужны.

6. Укажите длительность (по желанию)

   Длительность, мин — сколько минут обычно занимает работа, например 45. Можно оставить пустым.

7. Выберите исполнителя по умолчанию (по желанию)

   В списке Исполнитель по умолчанию выберите мастера, который обычно делает эту работу. Его имя будет видно в списке работ, под названием. В заказ-наряд мастер сам не подставляется: исполнителя строки выбирают в самом заказе, в колонке Исполнитель. Если мастера каждый раз разные, оставьте Без исполнителя по умолчанию.

   Если список серый и не открывается, в программе нет ни одного активного сотрудника — см. «Сотрудники и пользователи».

8. Добавьте заметку (по желанию)

   В поле Заметки можно написать подсказку для себя и коллег, например «на дизелях дольше на 20 минут».

9. Сохраните

   Нажмите Сохранить. Окно закроется, работа появится в списке с зелёной меткой Активна и ценой справа, например 1 200,00 ₽ / шт.. Под названием будут видны длительность и исполнитель по умолчанию. Передумали — нажмите Отмена, ничего не сохранится.

Так выглядит заполненное окно новой работы

Изменить работу

1. Найдите работу в списке

   Если список длинный, воспользуйтесь поиском над списком.

2. Нажмите «Изменить»

   Справа в строке работы нажмите Изменить. Откроется окно Изменить работу с уже заполненными полями.

3. Поправьте и сохраните

   Исправьте нужное поле и нажмите Сохранить.

Материалы: добавить и изменить

Материалы добавляются так же, как работы, но поля немного другие: нет длительности и исполнителя, зато есть категория, артикул, производитель и место хранения.

1. Откройте вкладку «Материалы»

   КаталогМатериалы. Над списком — карточка Материалы с подписью Цена подставляется в новую строку заказа.

2. Нажмите «Добавить»

   Кнопка Добавить справа вверху карточки. Откроется окно Добавить материал.

3. Впишите название

   Название — как запчасть должна называться в документах: «Масло моторное 5W-30», «Фильтр масляный». Обязательное поле.

4. Укажите категорию и артикул (по желанию)

   Категория — группа, чтобы было проще ориентироваться: «Масла», «Фильтры», «Тормозная система». Артикул — номер детали по каталогу производителя или поставщика, например OC 90. Артикул потом виден в списке как «Арт. OC 90».

5. Укажите производителя и место хранения (по желанию)

   Производитель — чья это деталь: «MANN», «Bosch». Один и тот же артикул, например W712, бывает у разных производителей, а стоят такие детали по-разному. Если вы держите на полке обе, заведите два материала с разными производителями. Место хранения — где деталь лежит, обычным текстом, например Стеллаж 2, полка 3. Оба поля видны на складе: по производителю запчасть находится в поиске, а по месту хранения удобно пересчитывать полки (Склад запчастей).

6. Укажите единицу

   Единица — в чём продаёте: «шт.», «л», «компл.», «м». Масло удобно продавать литрами, тогда в заказе можно поставить количество 4,5. Обязательное поле.

7. Впишите цену для клиента

   Цена для клиента, RUB — цена за одну единицу, по которой вы продаёте материал клиенту. Только цифры и запятая.

8. Сохраните

   Нажмите Сохранить. Материал появится в списке с ценой вида 790,00 ₽ / л, под названием — артикул, производитель, категория и место хранения, если они указаны.

Закупочная цена при первом добавлении материала не указывается. Её задают отдельно, уже у сохранённого материала, — об этом раздел «Предложения поставщиков».

Изменить материал можно кнопкой Изменить в его строке, так же как работу. Ошибки при сохранении те же: Укажите название и единицу измерения. и Проверьте цену.

Поставщики

Поставщик — это магазин или фирма, где вы покупаете запчасти. Поставщиков нужно завести до того, как указывать закупочные цены материалов.

1. Откройте вкладку «Поставщики»

   КаталогПоставщики. Появится карточка Поставщики. Если такой вкладки нет — у вашей роли нет доступа к закупкам.

2. Нажмите «Добавить»

   Нажмите Добавить справа вверху. Откроется окно Добавить поставщика.

3. Заполните данные

   Название — обязательно, например «Автодок» или «ИП Сидоров, запчасти». Телефон, Email и Адрес — по желанию, чтобы контакты были под рукой.

4. Сохраните

   Нажмите Сохранить. Поставщик появится в списке; под названием — его телефон, почта и адрес, а если контактов нет — Без контактов.

Если забыть название, программа напишет Укажите название поставщика. Найти поставщика в длинном списке можно полем поиска с подсказкой Название поставщика и кнопкой Найти. Поправить данные — кнопкой Изменить в строке поставщика.

Поставщика, с которым вы больше не работаете, отправьте в архив кнопкой В архив. Как написано на самой карточке: Архивный поставщик остаётся видимым в истории заказов, но недоступен для новых закупок.

Закупочная цена материала: предложения поставщиков

Чтобы программа считала, сколько вы заработали на заказе, ей нужно знать, почём вы сами купили запчасть. Для этого у материала указываются предложения поставщиков: у кого покупаете, по какой цене и сколько стоит доставка.

1. Откройте сохранённый материал

   На вкладке Материалы нажмите Изменить в строке нужного материала. В окне Изменить материал под кнопкой «Сохранить» появится раздел Закупка и поставщики. У нового, ещё не сохранённого материала этого раздела нет — сначала сохраните материал.

2. Прочитайте строку под заголовком

   Пока закупка не задана, там написано: Себестоимость не задана: добавьте предложение поставщика и отметьте его основным.

3. Нажмите «Добавить предложение»

   Справа от заголовка раздела нажмите Добавить предложение. Ниже появятся поля.

4. Выберите поставщика

   В поле Поставщик начните набирать название — программа покажет подходящих из вашего списка поставщиков. Нажмите на нужного. Если его нет в списке, сначала добавьте его на вкладке «Поставщики».

5. Впишите закупочную цену и доставку

   Закупочная цена, RUB — сколько вы платите поставщику за одну единицу материала (за один литр, если единица — «л»). Доставка, RUB — сколько стоит доставка в пересчёте на одну единицу. Если доставка бесплатная, оставьте 0.

6. Добавьте заметку (по желанию)

   В поле Период актуальности / заметка удобно записать, до какого числа действует цена или условия: «цена до конца месяца», «под заказ 2 дня».

7. Отметьте основное предложение

   Галочка Сделать предложением по умолчанию означает, что именно это предложение программа будет брать для расчёта себестоимости. У самого первого предложения галочка стоит сама.

8. Сохраните предложение

   Нажмите Сохранить под полями предложения (это отдельная кнопка, не та, что сохраняет сам материал). Предложение появится в списке с меткой По умолчанию или Дополнительное и суммами «Закупка …» и «Доставка …».

9. Проверьте итог

   Под заголовком раздела теперь написан расчёт, например: Закупка 610,00 ₽ + доставка 20,00 ₽ = 630,00 ₽ · Автодок (по умолчанию). Это и есть себестоимость одной единицы материала.

Несколько поставщиков у одной запчасти

Если одну и ту же запчасть вы берёте в разных местах, добавьте несколько предложений. Основным оставьте то, где покупаете чаще. При добавлении материала в заказ-наряд руководитель сможет выбрать нужное предложение или вписать разовую закупку — это описано в инструкции «Заказ-наряд».

Изменить предложение — кнопка Изменить в его строке. Убрать — Убрать…: программа спросит Убрать предложение поставщика? и пояснит Предложение будет удалено из закупки этого материала. Нажмите Убрать, чтобы подтвердить. Заказы, в которые материал уже добавлен, от этого не меняются.

Убрать позицию: архив вместо удаления

Удалить работу, материал или поставщика нельзя — они могли попасть в старые заказы, и история должна остаться целой. Вместо удаления позицию отправляют в архив.

1. Нажмите «В архив»

   В строке позиции нажмите В архив. Метка сменится на В архиве, строка станет бледной.

   Если материал ещё лежит на складе, программа спросит Отправить материал в архив? и напишет, сколько его на складе: материал останется в «Остатках», пока остаток не станет нулевым. Нажмите В архив, чтобы подтвердить, или Не архивировать.

2. Что изменится

   Архивную позицию нельзя добавить в новый заказ-наряд. В закрытых заказах она остаётся как была. Если позиция стоит в ещё открытом заказ-наряде, такой заказ может не сохраниться — тогда верните позицию из архива, доведите заказ и только потом снова отправьте её в архив.

3. Как вернуть

   Найдите позицию в списке и нажмите Вернуть. Она снова станет Активна (у поставщика — Активен).

Как цены из каталога попадают в заказ

Когда вы добавляете в заказ-наряд позицию из каталога, программа копирует в строку заказа её название, единицу и цену для клиента. Исполнителя по умолчанию программа в строку не подставляет — у работы мастера выбирают в строке заказа.

• Цену такой строки в заказе поменять нельзя. Название, единица и цена в строке из каталога заблокированы, менять можно количество и скидку (а у работы — ещё исполнителя). Так сотрудник случайно не продаст работу дешевле прайса.
• Нужна другая цена — сделайте скидку в процентах прямо в строке заказа или, если позиция разовая, добавьте Ручная строка: там название, единицу и цену вы вписываете сами. Подробно — в инструкции «Заказ-наряд».
• Цена поменялась навсегда — поменяйте её в каталоге. Новая цена появится в новых строках, а в открытых заказ-нарядах строки этой позиции получат её при следующем сохранении заказа. Закрытые заказы и уже выданные документы останутся с прежней ценой.

Кто что может в каталоге

Почему менеджер не видит закупку: эти суммы показывают, сколько мастерская зарабатывает, а для приёма машин и ведения заказов они не нужны. Подробнее о ролях — «Сотрудники и пользователи».