Клиенты и автомобили

Что где на экране

Нажмите в меню слева Клиенты и автомобили. Вверху экрана — полоса с вкладками и поиском:

Клиенты

Список всех клиентов: имя, телефон и почта, уровень клиента.

Автомобили

Список всех машин: марка, модель, год, госномер, владелец.

Марки

Справочник марок, из которого программа подсказывает марку при вводе машины.

Дубли

Пары записей, похожих на одного и того же клиента или одну машину. Эта вкладка есть только у владельца, организатора и администратора.

Рядом с названием каждой вкладки — число записей. На вкладке «Дубли» это число неразобранных пар.

Как найти клиента или машину

1. Нажмите на поле поиска

   Справа от вкладок — поле с серой подсказкой Имя, телефон, VIN или госномер. Нажмите на него.

2. Наберите, что знаете

   Часть имени («Ковал»), телефон, госномер («А123») или VIN. Писать полностью не обязательно.

3. Нажмите «Найти»

   Нажмите Найти или клавишу Enter. Поиск сразу работает и для клиентов, и для машин: числа на вкладках покажут, сколько нашлось там и там. Переключайтесь между вкладками, чтобы посмотреть.

4. Верните полный список

   Сотрите текст в поле и снова нажмите Найти.

Если ничего не нашлось, вместо списка будет Клиенты не найдены или Автомобили не найдены. Проверьте опечатки или наберите меньше букв. Искать сразу клиентов, машины и заказ-наряды можно ещё в разделе Поиск — см. «Как устроена программа».

Новый клиент

1. Откройте вкладку «Клиенты»

   Клиенты и автомобилиКлиенты. Ниже — карточка Клиенты с подписью Архивные записи остаются в истории.

2. Нажмите «Добавить»

   Кнопка Добавить — в правом верхнем углу карточки «Клиенты». Откроется окно Новый клиент.

3. Впишите имя

   Имя или организация — единственное обязательное поле. Для человека пишите так, как удобно искать: «Ковалёв Сергей Петрович». Для фирмы — её название: «ООО Логистик-Сервис». Отдельного выбора «человек или фирма» в программе нет — просто напишите название.

4. Впишите телефон и почту

   Телефон — номер, по которому вы звоните клиенту. Электронная почта — если клиент её дал. Оба поля необязательные, но по телефону программа потом находит клиента при записи и подсказывает дубли, так что телефон лучше вписать.

5. Добавьте заметки (по желанию)

   Заметки — всё, что полезно помнить: «звонить после 18:00», «просит старые детали отдавать». Заметки видят сотрудники, клиент их не видит.

6. Выберите уровень клиента

   Уровень клиента — пометка для вас: Стандартный (стоит сам), Постоянный или VIP. Уровень виден меткой в списке клиентов. Цены и скидки он сам не меняет.

7. Заполните дополнительные поля, если они есть

   Если руководитель настроил в мастерской свои поля (например, «Откуда узнал о нас»), они будут ниже. Как их завести — в инструкции «Данные мастерской и документы».

8. Сохраните

   Нажмите Сохранить. Окно закроется, клиент появится в списке с метками уровня и Активен.

Окно нового клиента (поле «Заметки» не показано)

Карточка клиента

Чтобы открыть клиента, найдите его в списке и нажмите Карточка в его строке. Откроется окно Карточка клиента. Вверху — те же поля, что при создании: их можно поправить и нажать Сохранить. Ниже — три раздела:

Актуальные автомобили

Машины, которыми клиент владеет сейчас. Если машин нет — У клиента нет актуальных автомобилей. Машина добавляется не здесь, а на вкладке «Автомобили» — см. «Новый автомобиль».

История владения

Машины, которые у клиента были раньше и которые он продал. Раздел появляется, только если такие машины есть.

Авансы

Деньги, которые клиент внёс заранее, ещё до заказ-наряда. Здесь же аванс принимают и отменяют — подробно в инструкции «Оплаты и авансы».

Новый автомобиль

Машина всегда принадлежит клиенту. Поэтому сначала заведите клиента, а потом — машину.

1. Откройте вкладку «Автомобили»

   Клиенты и автомобилиАвтомобили. Ниже — карточка Автомобили с подписью VIN и госномер доступны для быстрого поиска.

2. Нажмите «Добавить»

   Кнопка Добавить справа вверху карточки. Откроется окно Новый автомобиль.

3. Выберите владельца

   В поле Текущий владелец начните набирать имя или телефон клиента (серая подсказка Начните вводить для поиска). Появится список подходящих клиентов — нажмите на нужного. Обязательное поле. Если клиент не находится, его ещё нет в базе или он в архиве: сначала заведите или верните его.

4. Впишите марку и модель

   Марка — например, «Kia». Пока вы печатаете, программа подсказывает марки из справочника — нажмите на подсказку, чтобы не ошибиться в написании. Модель — «Rio». Оба поля обязательные.

5. Впишите год и госномер

   Год — год выпуска, четырьмя цифрами: 2017. Госномер — номер с номерного знака, например «А123ВС64». По госномеру машину потом удобно искать.

6. Укажите двигатель и пробег

   Объём двигателя, л — в литрах, через запятую: 1,6. Пробег, км — что показывает одометр сейчас, только цифры: 128400. Пробег потом автоматически подставляется в новый заказ-наряд.

7. Выберите тип двигателя, привод и коробку

   Три выпадающих списка:

   • Тип двигателя: Бензин, Дизель, Гибрид, Электро;
   • Привод: Передний, Задний, Полный;
   • Трансмиссия: Механическая, Автомат, Робот, Вариатор.

   Если не знаете точно — выберите Неизвестно. Это нормально, потом можно поправить.

8. Впишите VIN

   VIN (17 символов) — заводской номер машины из 17 латинских букв и цифр. Где его найти:

   • в свидетельстве о регистрации (СТС, «пластиковые права на машину»);
   • в ПТС;
   • под лобовым стеклом в левом нижнем углу, если смотреть снаружи;
   • на табличке в проёме водительской двери.

   Переписывайте внимательно: в VIN не бывает букв O, I и Q — там, где кажется «О», обычно ноль. Если VIN под рукой нет, поле можно оставить пустым.

9. Заметки и дополнительные поля (по желанию)

   Заметки — например «нестандартные секретки на колёсах, ключ в бардачке». Ниже — дополнительные поля, если их настроили в мастерской.

10. Сохраните

    Нажмите Сохранить. Машина появится в списке строкой вида Kia Rio, 2017, под ней — госномер, владелец и короткая строка с техническими данными: 1.6 л · Бензин · Передний привод · Механическая КПП · 128 400 км.

Карточка автомобиля и его история

Нажмите Карточка в строке машины. Откроется окно Карточка автомобиля: вверху — данные машины, которые можно поправить, ниже два раздела:

История владельцев

Кто и когда владел машиной: имя и даты, например 12 мар. 2024 г. — сейчас.

История заказ-нарядов

Все заказы по этой машине: номер, дата, статус и сумма. Незакрытые отмечены меткой Открыт. Нажмите на заказ — программа перейдёт к нему в разделе «Заказ-наряды». Если заказов не было — Заказ-нарядов у этого автомобиля пока нет.

Машину продали: смена владельца

Если машина, которую вы обслуживали, перешла к другому человеку, не заводите её заново. Смените владельца — тогда вся история ремонтов останется при машине.

1. Заведите нового владельца

   Если нового хозяина ещё нет в базе, добавьте его на вкладке «Клиенты» — см. «Новый клиент».

2. Откройте карточку машины

   На вкладке Автомобили найдите машину (удобнее всего по госномеру или VIN) и нажмите Карточка.

3. Выберите нового владельца

   В поле Текущий владелец сотрите старое имя, начните набирать новое и выберите нужного клиента из списка.

4. Сохраните

   Нажмите Сохранить. В разделе История владельцев появится новая строка. У прежнего владельца машина переедет из «Актуальных автомобилей» в «Историю владения».

Архив вместо удаления

Клиента или машину нельзя просто удалить: на них ссылаются заказы, оплаты и документы. Если клиент больше не ходит или машина утилизирована, отправьте запись в архив.

• Нажмите В архив в строке клиента или машины. Метка сменится на В архиве.
• Архивного клиента нельзя выбрать в новом заказе или записи, архивную машину — тоже. Вся их история сохраняется и видна.
• Чтобы вернуть, нажмите Вернуть в той же строке.

Если клиент требует удалить его данные совсем, для этого есть отдельная команда — см. «Стереть персональные данные клиента».

Справочник марок

На вкладке Марки — карточка Марки автомобилей. Справочник только подсказывает марку, когда вы вводите машину: редкая или неверно набранная марка сохранению не мешает. Смотреть справочник могут все, кто работает с клиентами, а менять — владелец, организатор и администратор.

1. Нажмите «Добавить»

   На вкладке Марки нажмите Добавить. Откроется окно Добавить марку.

2. Впишите название

   В поле Название — марка так, как она должна писаться везде: «Hyundai», «LADA». Пустое название программа не примет: Укажите название марки.

3. Сохраните

   Нажмите Сохранить.

Исправить опечатку в марке — кнопка Изменить. Убрать марку из подсказок — В архив: она пропадёт из подсказок, но останется в истории и никогда не удаляется. Вернуть — Вернуть.

Дубли: один клиент записан дважды

Бывает, что одного клиента завели дважды: один раз как «Сергей», другой — как «Ковалёв С.». Или одну машину внесли два раза. Программа замечает записи с одинаковым телефоном или VIN и показывает их на вкладке Дубли. Объединять или нет, решает человек — сама программа ничего не объединяет.

Разобрать пару, которую нашла программа

1. Откройте вкладку «Дубли»

   Клиенты и автомобилиДубли. Переключателем вверху выберите, что смотреть: Клиенты или Автомобили, и Открытые (ещё не разобранные) или Обработанные. Если дублей нет — Вероятных дублей нет.

2. Посмотрите, почему программа считает их дублями

   Под парой написана причина: Одинаковый телефон … или Одинаковый VIN ….

3. Если это разные люди или машины

   Нажмите Это не дубли. Пара уйдёт в «Обработанные» с меткой Не дубли и больше не будет мешать. Так бывает, например, когда муж и жена записаны с одним домашним телефоном.

4. Если это одно и то же — нажмите «Разобрать»

   Откроется окно Объединение дублей. Сверху — две карточки записей, у каждой дата создания, число Ссылок на запись (сколько заказов, записей и прочего с ней связано) и метка Останется или Уйдёт в архив.

5. Выберите, какую запись оставить

   В блоке Какую запись оставить отметьте запись, которая останется. Обычно оставляют ту, у которой больше ссылок.

6. Выберите значения полей

   В блоке Какие значения оставить по каждому полю, которое у записей различается, выберите правильный вариант. Под каждым вариантом подписано, из какой он записи: Из записи «…». Поля, которые совпадают, свёрнуты в строку Совпадающие поля: N.

7. Прочитайте, что будет перенесено

   В блоке Что будет перенесено написано, сколько всего переедет к оставшейся записи: у клиента — заказов, автомобилей, записей и депозитов (авансов), у машины — заказов, записей, периодов владения и папок «База». Ниже — предупреждение Запись «…» будет перенесена в архив, объединение нельзя отменить.

8. Объедините

   Нажмите Объединить. Пара перейдёт в «Обработанные» с меткой Объединены.

Объединить вручную

Если программа пару не заметила (например, телефоны разные), её можно выбрать самому.

1. Нажмите «Объединить вручную»

   Кнопка Объединить вручную — справа вверху карточки Дубли.

2. Найдите записи

   В поле поиска наберите имя, телефон или почту клиента (для машин — марку, VIN или госномер) и нажмите Найти.

3. Отметьте две записи

   Поставьте галочки у двух записей. Внизу видно, сколько выбрано: Выбрано записей: 2 из 2.

4. Нажмите «Продолжить»

   Нажмите Продолжить — откроется то же окно Объединение дублей. Дальше — как в шагах 5–8 выше.

Выгрузить данные клиента

Клиент имеет право попросить, какие его данные хранит мастерская. Программа выгружает их в файл.

1. Найдите клиента

   На вкладке Клиенты найдите клиента поиском.

2. Нажмите «Экспорт»

   Под строкой клиента нажмите Экспорт. В программе на компьютере сначала откроется окно Экспорт данных клиента — выберите, куда сохранить файл, и нажмите «Сохранить»; после этого появится надпись Файл с данными клиента сохранён., в браузере — Файл с данными клиента скачан. Он содержит персональные данные: храните его безопасно.

Стереть персональные данные клиента

Если клиент требует удалить его данные, программа стирает имя, телефоны, почту, заметки и дополнительные поля. Заказы, оплаты и выданные документы при этом остаются — в том виде, в каком были выданы, — чтобы не сломалась бухгалтерия мастерской.

1. Сделайте экспорт

   См. раздел выше.

2. Нажмите «Удалить персональные данные…»

   Под строкой клиента нажмите красную ссылку Удалить персональные данные…. Откроется окно Удалить персональные данные клиента?

3. Прочитайте, что останется

   Если у клиента есть автомобили, заказ-наряды, записи в расписании или авансы, они перечислены в блоке Что останется в истории — всё это сохранится.

4. Впишите имя клиента

   В поле Имя клиента для подтверждения впишите имя точно так, как оно написано в карточке, — с теми же буквами и пробелами. Это защита от случайного нажатия.

5. Подтвердите

   Нажмите Удалить персональные данные. Появится Персональные данные клиента удалены. В списке вместо клиента будет строка Клиент удалён с пояснением Персональные данные стёрты, история сохранена.

Если имя введено не так, программа ответит Имя не совпало. Персональные данные не удалены. — ничего не стёрто, проверьте имя и попробуйте ещё раз.

Кто что может

У исполнителя раздела «Клиенты и автомобили» в меню нет совсем: мастер получает всё нужное в рабочем листе. Подробнее о ролях — «Сотрудники и пользователи».