Деньги

Маржа и отчёты

Сколько мастерская заработала на конкретном заказе, сколько денег пришло за месяц и сколько начислено каждому мастеру. Программа считает это сама — здесь объяснено, где смотреть цифры и откуда они берутся.

Для владельца Для организатора Для администратора

Кто видит деньги

Закупочные цены, доставку, выплаты мастерам и маржу видят только три роли: владелец, организатор и администратор.

Менеджер видит только то, что касается клиента: итог заказа, сколько получено и сколько клиент ещё должен. Блока с маржой и раздела Отчёты у него в программе нет совсем.
Исполнитель (мастер) не видит денег вообще — ни цен, ни своей ставки, ни своих начислений.

Это не ошибка

Если менеджер говорит, что у него нет раздела «Отчёты» или блока «Себестоимость и маржа», — так и задумано. Если ему действительно нужен доступ к деньгам, ему меняют роль: см. «Роли».

Маржа одного заказа

Маржа — это сколько денег остаётся у мастерской с заказа после того, как оплачены запчасти, их доставка и работа мастеров. Посмотреть её можно в карточке любого заказ-наряда.

Откройте заказ-наряд
В меню слева нажмите Заказ-наряды и выберите заказ в списке. Справа откроется его карточка.
Найдите блок «Себестоимость и маржа»
Прокрутите карточку вниз, ниже таблицы работ и материалов и блока Оплаты. Там будет блок с заголовком Себестоимость и маржа.
Посмотрите на значок рядом с заголовком
Значок показывает, окончательные это цифры или нет:
- Предварительно — заказ ещё не завершён. На экране так и написано: Заказ ещё не завершён: суммы пересчитываются по текущему составу заказа и в отчёт пока не входят. Добавили строку — цифры изменились.
- Учтено в отчёте — заказ завершён. Заказ завершён: эти суммы участвуют в финансовом отчёте и не изменятся от правок каталога, поставщиков или сотрудников.

Прочитайте цифры

В блоке восемь сумм. Что значит каждая:

Надпись	Что это
Итог для клиента	Сколько клиент должен заплатить за весь заказ, уже со скидками.
Получено	Сколько клиент уже заплатил, включая зачтённые авансы.
Задолженность	Сколько клиент ещё должен.
Закупка материалов	Сколько мастерская сама заплатила поставщикам за запчасти этого заказа.
Доставка материалов	Сколько стоила доставка этих запчастей.
Выплаты исполнителям	Сколько причитается мастерам за работы этого заказа.
Себестоимость	Все расходы вместе: закупка + доставка + выплаты.
Маржа	Что остаётся мастерской: итог для клиента минус себестоимость.

Если нужно понять, откуда цифра, — раскройте расшифровку
Нажмите на строку Из чего сложились суммы. Откроется список: какие строки дали итог, какие оплаты пришли, какие запчасти куплены и по какой цене, кому из мастеров сколько начислено.
Проверьте корректировки
Если кто-то вручную менял выплату мастеру или себестоимость запчасти, ниже будет список Корректировки — с суммой и причиной каждой правки.

Маржа может быть отрицательной

Если запчасти и работа мастеров обошлись дороже, чем заплатил клиент, маржа будет со знаком минус. Это не сбой программы, а повод проверить цены и скидки в заказе.

Оплата клиента на маржу не влияет

Маржа считается от того, сколько клиент должен заплатить, а не от того, сколько уже заплатил. Частичная оплата или отмена оплаты меняют только «Получено» и «Задолженность».

Если закупка запчасти не указана

Запчасть, у которой не указана себестоимость, в закупку и доставку не входит — маржа получится завышенной. В расшифровке тогда видна надпись Себестоимость материалов не указана. Как указать закупочную цену для строки заказа — в инструкции «Заказ-наряд».

Как считаются суммы

Программа считает по двум простым правилам.

Выплата мастеру: Стоимость работы после скидки, умноженная на ставку мастера в процентах. Ставку задают в карточке сотрудника. Запчасти в выплату не входят никогда.
Маржа заказа: Итог для клиента (уже со скидками) минус закупка запчастей, минус их доставка, минус выплаты мастерам.

Пример

В заказе две строки:

Работа «Замена масла» за 2 000 ₽ со скидкой 10 %. Её делает мастер со ставкой 40 %.
Материал «Масло моторное», 4 литра по 790 ₽ для клиента. Поставщик продаёт литр за 600 ₽, доставка — 25 ₽ за литр.

Что считаем	Расчёт	Сумма
Работа после скидки	2 000 − 10 %	1 800 ₽
Масло для клиента	4 × 790	3 160 ₽
Итог для клиента	1 800 + 3 160	4 960 ₽
Закупка материалов	4 × 600	2 400 ₽
Доставка материалов	4 × 25	100 ₽
Выплата мастеру	1 800 × 40 %	720 ₽
Себестоимость	2 400 + 100 + 720	3 220 ₽
Маржа	4 960 − 3 220	1 740 ₽

Налоги программа сейчас не считает: в итог они не добавляются и из маржи не вычитаются.

Почему суммы не меняются задним числом

Программа запоминает суммы в тот момент, когда их ввели, и потом не пересчитывает. Это сделано специально, чтобы прошлые заказы и отчёты не «поплыли».

Выплата мастеру запоминается в момент, когда мастера назначили на строку работы. Если потом поменять ставку в карточке сотрудника, старые заказы не изменятся — новая ставка действует только для новых назначений.
Закупка и доставка запчасти запоминаются, когда для строки заказа выбрали предложение поставщика или ввели разовую закупку. Если поставщик потом поднимет цену в каталоге, в старых заказах останется прежняя.

Поменяли цену работы — переназначьте мастера

Если у работы, на которую уже назначен мастер, изменить цену, количество или скидку, выплата мастеру не пересчитается сама. Чтобы пересчитать:

в столбце Исполнитель этой строки выберите Без исполнителя;
затем снова выберите того же мастера.

Выплата посчитается заново от новой цены. Подробнее о назначении мастера — «Заказ-наряд».

Как поправить выплату мастеру

Иногда мастеру нужно заплатить не по ставке: например, работа оказалась сложнее, чем думали. Для этого выплату правят вручную.

Найдите строку работы
Откройте заказ-наряд. В таблице работ и материалов найдите нужную работу. В столбце Исполнитель под именем мастера написаны его ставка и сумма выплаты.
Нажмите «Изменить»
Рядом с суммой нажмите Изменить. Откроется окно Корректировка выплаты.
Введите новую сумму
В поле Новая сумма выплаты, RUB впишите, сколько мастер должен получить за эту работу.
Напишите причину
Поле Причина корректировки обязательно — например, «прикипевшие болты, работа заняла вдвое больше времени». Без причины программа ответит Для корректировки выплаты обязательна причина.
Сохраните
Нажмите Сохранить. Новая сумма появится в строке, в блоке Корректировки и в истории заказа как Выплата скорректирована — с вашим именем и временем.

Отчёт за период

Отчёт показывает деньги мастерской за любой промежуток времени: за день, неделю, месяц.

Откройте раздел «Отчёты»
В меню слева нажмите Отчёты. Сначала там написано Выберите период и сформируйте финансовый отчёт.
Выберите период
В поле Период две даты: «с» и «по». Сразу там стоят первое число текущего месяца и сегодняшний день. Обе даты входят в отчёт. Чтобы поменять дату, нажмите на неё и выберите день в календаре.
Нажмите «Сформировать»
Нажмите Сформировать. Через пару секунд появятся цифры. Если даты перепутаны (начало позже конца), программа напишет Проверьте начало и окончание периода.

Что значат цифры отчёта

Надпись	Что это
Выручка	Сумма завершённых за период заказов. Под цифрой — сколько их было: «N завершённых заказов».
Оплаты	Деньги, которые клиенты заплатили прямо по заказам за этот период.
Авансы	Авансы, которые клиенты внесли за этот период.
Задолженность	Сколько клиенты остались должны на конец периода и по скольким заказам.
Выплаты сотрудникам	Сколько начислено мастерам за работы завершённых заказов.

Под цифрами программа напоминает: Выручка и выплаты считаются по завершённым заказам на дату их последнего изменения. Долг — по состоянию записей на конец выбранного периода. Заказы, которые ещё в работе или отменены, в выручку не попадают.

Начисления мастерам

Ниже основных цифр отчёта — блок Начисления исполнителей. По нему удобно рассчитываться с мастерами в конце месяца.

Сформируйте отчёт за нужный период
Например, с 1 по 31 число прошлого месяца — как описано выше.
Найдите мастера в списке
У каждого мастера своя строка: имя, сколько закрытых работ он сделал («N закрытых работ») и сколько ему начислено.
Раскройте строку, чтобы проверить
Нажмите на строку мастера. Откроется список заказ-нарядов с датами. Нажмите на заказ-наряд — появится таблица Работа / Начислено: какая работа сколько принесла.
Посмотрите общий итог
В самом низу — строка Итого начислено за период: сколько всего причитается всем мастерам.

В начисления попадает работа, только если выполнены все условия:

это работа, а не запчасть;
на неё назначен мастер;
заказ-наряд завершён, и завершён внутри выбранного периода.

Не попадают:

заказы, которые ещё в работе, запланированы или в черновике;
отменённые заказы;
работы без мастера.

Важно знать

Заказ считается по дате, когда его завершили, а не когда клиент заплатил. Если клиент ещё не расплатился, мастеру всё равно начислено. Если за период нет ни одной такой работы, программа напишет За выбранный период нет закрытых назначенных работ — это не ошибка.

Частые вопросы

Почему заказа нет в отчёте?: Скорее всего, он ещё не завершён (статус «В работе» или «Запланирован») или завершён за пределами выбранных дат. Откройте заказ и проверьте статус. Как завершить заказ — «Заказ-наряд».
Мастеру подняли ставку, а в старых заказах выплата прежняя.: Так и должно быть: выплата запоминается в момент назначения. Новая ставка действует для новых назначений.
Почему у менеджера нет отчётов?: У роли «Менеджер» нет доступа к деньгам мастерской, поэтому раздела Отчёты в его меню просто нет.
Маржа огромная, хотя запчастей много.: Проверьте в расшифровке, указана ли закупка у запчастей. Запчасть без закупочной цены считается бесплатной для мастерской.