Запись клиентов

Как устроено расписание

Нажмите в меню слева Расписание. Вверху — полоса управления, ниже — календарь, справа от календаря (на узком экране — под ним) — место для открытой записи. Пока ни одна запись не выбрана, там написано Выберите запись или создайте новую.

Выбрать вид: день, неделя или месяц

Слева в полосе управления — переключатель День, Неделя, Месяц. Сразу открывается неделя.

• День и неделя — столбики по дням с заголовками вида Пн, 5 окт.. В столбике — плитки записей по порядку. Если на день ничего нет, написано Свободно.
• Месяц — сетка, как в настенном календаре. В клетке дня видно до трёх записей, остальные свёрнуты в надпись ещё N. Нажмите на число дня, чтобы открыть этот день целиком.

Листать дни

• Стрелка влево — предыдущий день, неделя или месяц (смотря какой вид выбран).
• Стрелка вправо — следующий.
• Сегодня — вернуться к сегодняшнему дню.
• Поле с датой справа от кнопок — нажмите и выберите любую дату в календарике, чтобы сразу перейти к ней.

Что написано на плитке записи

В видах «День» и «Неделя» на плитке:

• время, например 09:00–10:00;
• (открыта) — если время окончания не указано (см. «Запись без времени окончания»);
• имя клиента и машина;
• метка Предв. — это предварительная запись: человека ещё нет в базе клиентов;
• метка Напоминание — пришло время напоминания (см. «Напоминание»).

В виде «Месяц» плитка короче: только время начала и имя клиента, без машины и меток.

Нажмите на плитку — запись откроется справа. Отменённые записи остаются в календаре бледными.

Записать клиента, который уже есть в базе

Так записывают постоянного клиента, у которого в программе уже есть карточка и машина. Если клиента ещё нет, но он звонит — смотрите следующий раздел.

1. Перейдите на нужный день

   Стрелками или полем даты откройте день, на который записываете. Это не обязательно, но так программа сразу подставит в запись дату, которая стоит в поле даты.

2. Нажмите «Новая запись»

   Кнопка Новая запись — справа в полосе управления. Справа откроется форма с надписью Новая запись и заголовком Планирование.

3. Оставьте тип «Клиент из базы»

   В переключателе Тип записи должен быть выбран Клиент из базы. Он выбран сразу.

4. Выберите клиента

   В поле Клиент начните набирать имя или телефон и нажмите на нужного человека в появившемся списке. Обязательное поле.

5. Выберите машину

   Поле Автомобиль становится доступным, когда клиент выбран, и показывает только его машины. Нажмите на нужную. Обязательное поле. Если у клиента нет машин, сначала добавьте её — см. «Новый автомобиль».

6. Привяжите заказ-наряд (по желанию)

   Если на эту машину уже заведён заказ-наряд, его можно выбрать в поле Заказ-наряд (по номеру): в списке только заказы выбранного клиента и машины, искать можно по номеру. Если заказа ещё нет, оставьте Без заказ-наряда — заказ можно создать, когда машина приедет.

7. Укажите время

   Начало и Окончание — дата и время. Сразу стоит 09:00–10:00 выбранного дня. Нажмите на часы или минуты и введите своё время с клавиатуры, или выберите в выпадающем календарике.

8. Добавьте заметки (по желанию)

   Заметки и контекст общения — что сказал клиент: «стучит справа на кочках, просил позвонить, если будет дороже 10 000».

9. Сохраните

   Нажмите Сохранить. В календаре появится плитка с временем, именем и машиной. Передумали — Отмена.

Записать нового человека по звонку

Звонит человек, которого у вас нет в базе. Заводить полноценную карточку клиента и машины по телефону долго, да он может ещё и не приехать. Для этого есть предварительная запись: достаточно имени, телефона и пары слов о машине.

1. Нажмите «Новая запись»

   Кнопка Новая запись справа в полосе управления.

2. Выберите «Предварительная запись»

   В переключателе Тип записи нажмите Предварительная запись. Поля формы поменяются.

3. Впишите имя и телефон

   Имя клиента — как человек представился: «Олег». Телефон — номер, с которого звонит. Оба поля обязательные. По телефону программа потом найдёт человека, если он уже был у вас.

4. Опишите машину словами

   Автомобиль (марка, модель, цвет и т.п.) — как удобно: «Гранта серая, стук спереди». Заполните, хотя бы коротко.

5. VIN и госномер, если знаете

   VIN (если известен) и Госномер (если известен) — можно оставить пустыми. Если впишете, программа при подтверждении найдёт машину, если она уже есть в базе.

6. Укажите время и сохраните

   Заполните Начало и Окончание, при желании — заметки, и нажмите Сохранить. В календаре появится плитка с меткой Предв..

Когда человек приедет, запись нужно подтвердить — см. «Клиент приехал».

Запись без времени окончания

Иногда заранее непонятно, сколько займёт работа: «приезжайте к 11, посмотрим». Тогда запишите без окончания.

1. Заполните запись как обычно

   Клиента или предварительные данные и время Начало.

2. Поставьте галочку

   Отметьте Окончание пока неизвестно (открытая запись, показывается как час). Поле «Окончание» исчезнет.

3. Сохраните

   Нажмите Сохранить. В календаре запись займёт один час от начала, а на плитке будет пометка (открыта).

Если время уже занято

Если новая запись пересекается по времени с другими, после нажатия «Сохранить» появится окно Сохранить пересечение? с текстом вида В это время уже есть записей: 1. Запись пересечётся с ними.

• Если у вас несколько подъёмников или мастеров и две машины в одно время — это нормально, нажмите Сохранить.
• Если это ошибка, нажмите Отмена и поменяйте время.

Напоминание

В форме записи есть поле Локальное напоминание — дата и время. Например, клиент просил перезвонить ему за день до визита. Время напоминания должно быть раньше начала записи.

• Когда наступит это время, на плитке записи в видах «День» и «Неделя» появится жёлтая метка Напоминание. Она видна, пока запись не закончилась (и если её не отменили).
• Это только метка в календаре: всплывающих окон, звуков и сообщений клиенту программа не отправляет. Поэтому заглядывайте в расписание с утра.

Клиент приехал: подтверждение записи

Предварительную запись нужно подтвердить — тогда программа сама заведёт клиента и машину (или найдёт их, если они уже есть), и вам не придётся вводить данные второй раз.

1. Откройте запись

   Нажмите на плитку с меткой Предв.. Справа откроется запись, а под её полями — раздел Подтверждение клиента и автомобиля.

2. Проверьте клиента

   Поле Клиент (пусто — создать нового):

   • если человек с таким телефоном уже есть в базе, программа выберет его сама и припишет (совпадение по телефону) — проверьте, что это он;
   • если поле пустое (подсказка Создать нового клиента), будет создан новый клиент — проверьте под полем Имя клиента и Телефон, при необходимости допишите фамилию;
   • если клиент в базе есть, но программа его не нашла, начните набирать его имя в поле и выберите из списка.
3. Проверьте машину

   Поле Автомобиль (пусто — создать новый):

   • если машина найдена по VIN или госномеру, рядом будет (совпадение по VIN/госномеру);
   • если поле пустое, будет создана новая машина: проверьте Марка и Модель — программа заполнила их из описания, но могла разделить неправильно. Поправьте, впишите VIN и Госномер, если клиент их показал.
4. Нажмите «Подтвердить запись»

   Нажмите Подтвердить запись. Метка Предв. пропадёт, на плитке появится имя клиента из базы, а у клиента в карточке — его машина. В истории записи появится строка Клиент и автомобиль подтверждены.

Дальше откройте заказ-наряд на эту машину — см. «Заказ-наряд».

Перенести запись

1. Откройте запись

   Нажмите на её плитку в календаре.

2. Поменяйте время

   Исправьте Начало и Окончание: и дату, и часы, если клиент переносит на другой день.

3. Сохраните

   Нажмите Сохранить. Плитка переедет на новое место, а в истории записи появится Время перенесено.

Отменить запись

1. Откройте запись

   Нажмите на её плитку в календаре.

2. Нажмите «Отменить запись…»

   Внизу формы, рядом с «Сохранить», нажмите красную ссылку Отменить запись…. Появится окно Отменить запись? с датой записи и пояснением Запись станет отменённой, история взаимодействий сохранится.

3. Подтвердите

   Нажмите Отменить запись. Если нажали случайно — Не отменять.

Отменённая запись остаётся в календаре бледной, а в открытой записи вверху стоит метка Отменено. Изменить её больше нельзя — если клиент передумал и всё-таки приедет, сделайте новую запись.

История записи

Внизу открытой записи — раздел История взаимодействий: что и когда с ней происходило. Возможные строки:

• Запись создана;
• Клиент и автомобиль подтверждены;
• Время перенесено;
• Детали изменены — поменяли заметки, машину или другие данные;
• Запись отменена.

Это помогает разобраться, если клиент говорит «я записывался на десять»: видно, когда и сколько раз время переносили.

Кто работает с расписанием

Создавать, переносить, подтверждать и отменять записи могут владелец, организатор, администратор и менеджер. У исполнителя раздела «Расписание» в меню нет. Подробнее о ролях — «Сотрудники и пользователи».