Склад запчастей

Что такое склад в программе

Склад — отдельный пункт Склад в меню слева, сразу после «Каталога». В нём видно, какие запчасти лежат в мастерской и в каком количестве, и там же оформляются документы. Вверху четыре вкладки: Остатки, Приходы, Списания и Инвентаризации.

• У мастерской один склад. Перемещений между складами нет. Для мастерской на несколько постов этого достаточно, а лишних документов и вопросов «на каком складе лежит фильтр» не появляется.
• Место хранения — по желанию. У запчасти можно записать Место хранения обычным текстом в карточке материала каталога: «Стеллаж 2, полка 3», «Шкаф у подъёмника». Это только подсказка, чтобы быстро найти деталь. Программа по местам хранения ничего не считает, и переложить деталь на другую полку — значит просто поправить этот текст.

Что считается на складе

На складе считаются материалы из каталога — те же, что на вкладке КаталогМатериалы (как их завести). Отдельно «складскую карточку» заводить не нужно и галочку «учитывать на складе» ставить тоже не нужно: материал появляется на складе сам, как только по нему проведён первый приход или его поставили в заказ-наряд Со склада. Материалы, которые вы ни разу не приходовали и не брали со склада, на складе не показываются и ничему не мешают.

Запчасть на складе узнаётся по названию, артикулу и производителю. Поэтому у материала в каталоге есть необязательное поле Производитель (где его заполнить). Артикул без производителя бывает неоднозначным: W712 — это и масляный фильтр MANN, и фильтр Filtron с таким же номером, а стоят они по-разному. Если вы держите на полке оба, заведите два материала с разными производителями.

Как программа считает количество

Самое важное в устройстве склада: программа нигде не хранит «количество» числом, которое кто-то может исправить. Вместо этого она записывает каждое движение запчасти — движение — и складывает их:

• приход от поставщика — плюс;
• запчасть ушла в завершённый заказ-наряд или списана — минус;
• инвентаризация — плюс или минус на разницу между программой и полкой.

Сколько деталей на складе — это сумма всех её движений. Поэтому у каждой цифры на складе есть объяснение: откуда пришло и куда ушло.

Ошибочное движение не исправляют и не удаляют. Его отменяют обратным движением: например, ошибочный приход отменяют целиком, и программа добавляет такое же движение с обратным знаком. В истории видно и ошибку, и её исправление — история склада всегда полная, и при споре «куда делись 4 литра масла» есть ответ.

Остатки: на складе, в резерве, доступно

Откройте СкладОстатки. Каждая строка — одна запчасть: название, артикул, производитель, место хранения и колонки с количеством. Найти запчасть помогает поле поиска с подсказкой Название, артикул или производитель и кнопка Найти.

На складе

Сколько деталей физически лежит на полке — по данным программы.

В резерве

Сколько из них уже обещано в открытые заказ-наряды: деталь добавили в заказ, но заказ ещё не завершён. Физически деталь пока на полке.

Доступно

Сколько можно пообещать следующему клиенту: на складе минус в резерве. Например, на складе 5 фильтров, 2 зарезервированы под машины, которые сейчас в работе, — доступно 3.

Средняя цена

Сколько в среднем вам обошлась одна деталь, с учётом доставки (как считается). Рядом колонка Стоимость — средняя цена, умноженная на количество, а под списком — Стоимость склада по средней цене. Цены и стоимость видят только владелец, организатор и администратор.

Отметки

Подсказки к строке: нужен приход, без цены и В архиве, если материал убрали в архив каталога, а на складе он ещё числится.

Нажмите История в строке запчасти — откроется окно История: Фильтр масляный. Вверху — сколько запчасти на складе и в резерве, ниже — все её движения, новые сверху: дата, движение, количество и колонка На складе после. Владелец, организатор и администратор видят ещё колонку Цена. Например:

Пример истории одной запчасти: новые движения сверху, остаток — это сумма всех строк

Если остаток ушёл в минус

Программа не запрещает поставить в заказ или списать больше, чем числится на складе. Она только предупредит, например: На складе 0 шт., остаток станет −1 шт. Если деталь действительно в руках — продолжайте. Запчасти с минусом на вкладке Остатки выделены и отмечены нужен приход: по ним не хватает прихода. Внесите приход — и минус закроется.

Документы склада

Всё, что меняет количество на складе, оформляется документом:

Приход: запчасти от поставщика

Приход — это накладная поставщика, перенесённая в программу. Его внимательно заполняют и только потом проводят: пока документ не проведён, склад он не меняет.

1. Создайте приход

   В разделе Склад откройте вкладку Приходы и нажмите Новый приход. Документ сохраняется как черновик.

2. Заполните шапку

   Поставщик — по желанию, из списка поставщиков каталога (как завести поставщика). Номер накладной и Дата накладной — как в бумаге поставщика, чтобы потом её можно было найти. Дата прихода — день, когда запчасти пришли на склад; по умолчанию сегодня. Доставка, RUB — сумма за доставку всей поставки целиком, а не за штуку.

3. Добавьте строки

   Найдите материал в поле Материал из каталога — по названию, артикулу или производителю — и нажмите Добавить. В строке впишите количество и Цену за единицу; сумму строки программа посчитает сама. Количество может быть дробным: масло и жидкости удобно приходовать литрами, например 4,5 или 20,25 (до трёх знаков после запятой). Если запчасти ещё нет в каталоге, сначала заведите её там.

4. Заполняйте столько, сколько нужно

   Нажмите Сохранить черновик — черновик можно закрыть кнопкой К списку и вернуться к нему позже: он откроется кнопкой Открыть в списке приходов. Накладную на 40 строк не обязательно вносить за один присест. Ненужный черновик удаляют кнопкой Удалить черновик….

5. Проведите

   Сверьте строки и Итого с бумагой, нажмите Провести… и подтвердите кнопкой Провести. Только теперь запчасти добавятся на склад, а их средняя цена пересчитается.

Как доставка попадает в цену запчасти

Доставку программа сама распределяет по строкам пропорционально их сумме и добавляет в цену каждой детали. Например, в накладной фильтры на 3 600 ₽ (6 шт. по 600 ₽) и колодки на 2 400 ₽, доставка 300 ₽. Фильтры — 60 % суммы, на них приходится 180 ₽ доставки, то есть по 30 ₽ на штуку. Для склада один фильтр из этой поставки стоит 630 ₽ — себестоимость с доставкой. Так маржа заказа считается честно: доставка — тоже ваш расход на запчасть.

Строки без цены доставку не получают. Если цены нет ни в одной строке, доставку не на что распределить, и программа не проведёт такой приход: укажите цену хотя бы в одной строке или уберите доставку. В проведённом приходе колонка С доставкой показывает цену каждой строки вместе с её долей доставки. В одном документе склада — до 500 строк.

Проведённый приход не исправляется

Проведённый приход изменить нельзя. Если в нём ошибка — неверная цена, количество, не та запчасть, — его отменяют целиком кнопкой Отменить приход…, обязательно указав причину, и вносят заново правильно. Отмена добавляет обратные движения по ценам этого прихода, а в истории остаются оба документа.

Закупочная цена в каталоге обновляется сама

Если в приходе указан поставщик, после проведения программа обновит цену этого поставщика у материала в каталоге — то, что в окне материала называется «предложение поставщика». Если такого предложения ещё не было, оно появится. Доставку в предложении программа не трогает. Причина простая: накладная — самая свежая закупочная цена, и вписывать её второй раз в каталог руками незачем.

Ввод остатков: с чего начать склад

Когда вы только начинаете вести склад, на полках уже что-то лежит. Чтобы программа об этом узнала, на вкладке Приходы нажмите Ввод остатков. Это тот же приход, только без поставщика, накладной и доставки: Дата ввода остатков, материал, количество и, если знаете, цена за единицу. Его тоже можно заполнять постепенно — например, по одному стеллажу в день — и провести, когда всё сверено.

Цену можно не указывать, если её уже не вспомнить. Такие детали уйдут в заказы с нулевой себестоимостью, и программа отметит их пометкой без цены, чтобы вы видели, где маржа заказа завышена. Если цену знаете хотя бы примерно — лучше укажите.

Загрузки остатков из Excel нет — строки вносятся вручную.

Списание

Запчасти, которые уходят в заказ-наряд, списываются сами — отдельный документ для этого не нужен (подробно). Документ Списание нужен, когда деталь ушла со склада не в заказ.

1. Создайте списание

   На вкладке Списания нажмите Новое списание.

2. Выберите причину

   Причина выбирается из списка. Рядом Дата списания — по умолчанию сегодня.

   • Брак / повреждение;
   • Возврат поставщику;
   • На нужды мастерской;
   • Потеря / недостача;
   • Прочее.
3. Выберите материал и количество

   Найдите материал в поле Материал из каталога, нажмите Добавить и впишите, сколько списываете, например 1 или 0,5. В одном списании может быть несколько строк. В колонке На складе видно, сколько этой запчасти на складе; если остаток уйдёт в минус, рядом появится жёлтая отметка, например станет −1 шт., но списать программа позволит (почему).

4. Добавьте комментарий (по желанию)

   Например, «треснул корпус при установке» или «вернули в Автодок, накладная 512».

5. Спишите

   Нажмите Списать… и подтвердите кнопкой Списать. Запчасти уйдут со склада по средней цене.

Причина нужна, чтобы потом было видно, куда уходят деньги: брак, потери или расходники. Список причин фиксированный — так их можно сравнивать между месяцами, а не разбирать десять вариантов написания одного и того же.

• Возврат поставщику оформляется этим же списанием с причиной Возврат поставщику. Отдельного документа возврата нет.
• Расходники мастерской — ветошь, очиститель тормозов, перчатки — в заказ-наряды строками не ставят. Их списывают периодически, например раз в месяц, с причиной На нужды мастерской.

Списание проводится сразу, черновика у него нет. Если списали по ошибке, откройте его в списке кнопкой Открыть и нажмите Отменить списание…, заполнив поле Причина отмены: программа вернёт детали на склад обратным движением по той же цене, по которой они ушли. Отменить списание может и менеджер.

Инвентаризация

Инвентаризация — это пересчёт того, что реально лежит на полках, и исправление разницы с программой. Документ Инвентаризация бывает полным (весь склад) или частичным: один стеллаж или несколько позиций. Запчасти, которые вы в этот раз не пересчитывали, документ не трогает.

1. Создайте инвентаризацию и выберите, что считаете

   На вкладке Инвентаризации нажмите Новая инвентаризация. Позиции добавляются по одной (поле Материал из каталога и Добавить), целым местом хранения (Добавить место хранения…, например «Стеллаж 2») или все сразу (Добавить весь склад). Документ сохраняется как черновик.

2. Пересчитайте и впишите факт

   В колонке Учёт программа показывает, сколько деталей числится по её данным сейчас. В колонку Факт вы вписываете, сколько нашли на полке, а Разница посчитается сама. Факт нужен в каждой строке: непересчитанную позицию удалите из документа, тогда он её не тронет. Если позиций много, кнопка Вписать учёт в пустой факт заполнит пустые строки количеством по учёту — разницы по ним не будет. Черновик можно заполнять постепенно, полка за полкой, и сохранять кнопкой Сохранить черновик.

3. Проведите

   Нажмите Провести… — программа покажет, сколько позиций расходится с учётом, например Позиций: 12 · расхождений: 2, — и подтвердите кнопкой Провести. Разница по каждой запчасти превратится в движение: недостача (нашли меньше) или излишек (нашли больше). Излишек приходует по средней цене и её не меняет.

Разница считается в момент проведения: «сколько вписали» минус «сколько было на складе в эту секунду». Работа на время инвентаризации не останавливается — заказы можно вести, приходы проводить.

Черновик инвентаризации, который не нужен, можно удалить. Проведённую инвентаризацию отменить нельзя: если в ней ошибка, пересчитайте эти позиции ещё раз и проведите новую инвентаризацию — она исправит остаток.

Средняя цена

У каждой запчасти на складе есть средняя цена — сколько в среднем вам обошлась одна штука с учётом доставки. Каждый проведённый приход пересчитывает её: старый остаток по старой цене и новая поставка по новой складываются, и сумма делится на общее количество.

Пример. На складе 4 фильтра по средней цене 500 ₽ — это 2 000 ₽. Пришло ещё 6 по 630 ₽ с доставкой — 3 780 ₽. Теперь на складе 10 фильтров на 5 780 ₽, средняя цена — 578 ₽.

Когда деталь уходит со склада в заказ-наряд, её себестоимостью в заказе становится средняя цена на этот момент. Отсюда маржа заказа в «Маржа и отчёты».

Запчасти в заказ-наряде: источник детали

У каждой строки-материала в таблице заказ-наряда есть колонка Источник — откуда эта деталь:

Когда вы добавляете материал из каталога, программа выбирает сама: Со склада, если этой запчасти доступно больше нуля, иначе Под заказ. Выбор можно поменять в строке и сохранить строки. Со склада бывает только у материала из каталога: у ручной строки этот вариант в списке не выбирается, и ручная запчасть сразу Под заказ.

Под выбором источника у материала из каталога видно, сколько его есть: На складе 5 шт. · доступно 3 шт. «Доступно» уже учитывает сохранённые строки всех открытых заказ-нарядов, в том числе этого. Если поставить в строку «Со склада» больше, чем доступно, рядом появится жёлтая отметка остаток станет −1 шт.; наведите на неё мышь — будет полный текст, например На складе 2 шт., остаток станет −1 шт. Это только предупреждение: строки сохраняются, а заказ завершается как обычно (почему минус разрешён). Количества видят владелец, организатор, администратор и менеджер.

Со склада: сначала резерв, потом списание

• Когда деталь добавили в заказ, её количество уходит в резерв: «Доступно» уменьшается, «На складе» — нет, ведь деталь ещё на полке. Поменяли количество в строке или удалили строку — резерв меняется вместе с ней.
• Когда заказ Завершён, резерв превращается в списание. Себестоимость строки фиксируется по средней цене на этот момент. Приходы, проведённые позже, на закрытый заказ не влияют. В истории запчасти появится строка Заказ-наряд ЗН-1042 с датой завершения.
• Если заказ Отменён, резерв просто снимается: деталь снова доступна.

Себестоимость строки «Со склада» вручную не указывается. Пока заказ открыт, в колонке Поставщик написано Со склада · по средней цене при завершении, а в блоке «Себестоимость и маржа» такая строка посчитана по текущей средней цене с пометкой оценка по средней цене склада. После завершения в колонке написано Со склада · по средней цене, а в колонках «Закупка» и «Себестоимость» — зафиксированные суммы. Доставка у такой строки 0: она уже вошла в среднюю цену.

Какие заказ-наряды держат запчасть в резерве, видно в её истории на вкладке Остатки: над движениями — В резерве и список заказов с номером, статусом и количеством.

Под заказ

Деталь купили для конкретной машины, и на полку она не попадает. Закупочная цена указывается прямо в строке заказ-наряда: предложение поставщика с доставкой или разовая закупка (как указать закупочную цену).

Деталь клиента

Клиент привёз запчасть сам. Цена в строке — 0, поле заблокировано, под ним подсказка Деталь клиента: цена 0, себестоимости нет. Если до этого у строки была указана закупочная цена, при сохранении она стирается. В заказ-наряде и в рабочем листе мастера деталь печатается с пометкой предоставлено заказчиком. Гарантия на саму деталь не действует, гарантия на работу по её установке остаётся: если в заказ-наряде есть гарантийные условия, под ними печатается Гарантия на запчасти не распространяется на детали, предоставленные заказчиком. Гарантия на работы по их установке сохраняется.

Цена для клиента

Цена детали со склада для клиента берётся из каталога, как у любой позиции каталога, и меняется в каталоге вручную (как цены попадают в заказ). Автоматической наценки от себестоимости нет: такая цена выдала бы закупку менеджеру на приёмке и прыгала бы после каждого прихода.

Заказы, созданные до склада

Во всех заказ-нарядах, созданных до того, как вы начали вести склад, запчасти считаются Под заказ. Склад начинается с «Ввода остатков» и задним числом ничего не резервирует и не списывает.

Кто что может на складе

Почему менеджер не видит цен склада: по ним видно, почём мастерская покупает запчасти, — по той же причине менеджер не видит закупочные цены в каталоге (кто что может в каталоге).

Чего склад не делает

Склад закрывает ежедневную работу небольшой мастерской. Вот чего в нём нет:

• нескольких складов и перемещений между ними;
• заказов поставщикам;
• расчётов и долгов с поставщиками;
• продажи запчастей без заказ-наряда (через прилавок);
• отдельного документа возврата поставщику — возврат оформляется списанием;
• кросс-номеров и аналогов, штрихкодов;
• минимального остатка и напоминаний «пора заказать»;
• загрузки остатков из Excel;
• автоматической наценки;
• оборотной ведомости и отчёта по списаниям с разбивкой по причинам;
• мест хранения в рабочем листе мастера.