Оплаты и авансы

Как программа считает деньги по заказу

Программа сама деньги не принимает и с банком не связана. Вы берёте у клиента наличные или проводите карту через свой терминал, а в программе записываете, что оплата прошла. Программа складывает записи и показывает, сколько клиент уже заплатил и сколько ещё должен.

Оплаты находятся в карточке заказ-наряда, в блоке Оплаты. Откройте Заказ-наряды, выберите заказ в списке и прокрутите карточку вниз, ниже таблицы работ. Наверху блока — суммы:

• Оплачено — сколько клиент уже внёс по этому заказу;
• Задолженность — сколько осталось заплатить (итог заказа минус оплачено). Если долг есть, сумма выделена красным;
• Переплата — появляется, только если клиент заплатил больше, чем стоит заказ.

Ниже — список оплат по заказу. Пока оплат нет, написано Оплат по заказу пока нет.

Как принять оплату

1. Откройте заказ и найдите блок «Оплаты»

   Заказ-нарядынужный заказ, прокрутите до блока Оплаты. Под списком оплат — форма с полями.

2. Проверьте сумму

   В поле Сумма оплаты программа уже подставила весь долг по заказу. Если клиент платит всё — ничего не меняйте. Если платит часть — сотрите и впишите, сколько он дал — цифрами, без пробелов. Копейки пишутся через запятую: 1500,50.

3. Выберите способ оплаты

   В списке Способ оплаты выберите, как заплатил клиент: Наличные (выбрано сразу), Карта, Перевод или Другое.

4. Если нужно, напишите примечание

   Поле Примечание необязательное. Пригодится, например, для «оплатила жена клиента» или номера чека.

5. Нажмите «Принять оплату»

   Нажмите Принять оплату. Оплата появится в списке: способ, дата и время, значок Проведена и сумма. «Оплачено» увеличится, «Задолженность» уменьшится.

Форма приёма оплаты: сумма уже подставлена

Оплату можно принять в заказе в любом статусе, кроме «Отменён»: и в черновике (предоплата перед работой), и в завершённом заказе (клиент доплатил позже).

Оплата частями

Если клиент платит в несколько приёмов, принимайте каждую часть отдельно, как написано выше. Например, заказ на 10 000 ₽:

1. утром клиент оставил 3 000 ₽ наличными — примите оплату 3 000, способ «Наличные»;
2. вечером забрал машину и доплатил картой — программа сама подставит оставшиеся 7 000, выберите «Карта» и нажмите «Принять оплату».

В списке будет две оплаты, «Задолженность» станет 0. Можно также оплатить часть наличными, а часть картой — это тоже две отдельные оплаты.

Переплата

Если записать оплату больше, чем стоит заказ, программа это примет и покажет сумму Переплата. Такое бывает, когда после оплаты из заказа убрали работу или дали скидку. Что делать:

• если переплату внесли по ошибке (опечатка в сумме) — отмените эту оплату и введите правильную (как отменить оплату);
• если клиент действительно заплатил больше и вы вернули ему разницу — отмените оплату и примите заново ту сумму, которая у вас осталась. В причине отмены напишите, что вернули клиенту разницу.

Аванс: как принять предоплату

Аванс — деньги, которые клиент внёс заранее, ещё до того, как появился заказ-наряд. Например, вы заказываете под машину дорогую запчасть и берёте предоплату. Аванс хранится в карточке клиента, а потом зачитывается в заказ.

1. Откройте карточку клиента

   Нажмите в меню Клиенты и автомобили, на вкладке «Клиенты» найдите клиента и нажмите Карточка.

2. Найдите блок «Авансы»

   Прокрутите карточку вниз до блока Авансы. Если авансов ещё не было, там написано Авансов пока нет.

3. Впишите сумму

   В поле Сумма аванса — сколько внёс клиент.

4. Выберите способ и, если нужно, примечание

   Способ оплаты — «Наличные», «Карта», «Перевод» или «Другое». В Примечание полезно написать, за что аванс: Предоплата за сцепление.

5. Нажмите «Принять аванс»

   Нажмите Принять аванс. Аванс появится в списке со значком Доступен — он ждёт, когда его зачтут в заказ.

Как зачесть аванс в заказ

Когда заказ-наряд для этого клиента создан, аванс переносится в заказ как оплата.

1. Откройте заказ

   Откройте заказ-наряд этого клиента и прокрутите до блока Оплаты.

2. Выберите аванс

   Под формой оплаты есть поле Аванс клиента. Оно появляется, только если у клиента есть доступный аванс. Нажмите на него и выберите аванс — в списке видны сумма и дата.

3. Нажмите «Зачесть»

   Нажмите Зачесть. Сумма аванса добавится к «Оплачено» этого заказа (отдельной строкой в списке оплат аванс не показывается, но в «Оплачено» и в квитанции он учтён), а в карточке клиента у аванса появится значок Зачтён и надпись По заказ-наряду.

Ошибка в оплате и возврат денег

Записанную оплату нельзя удалить или исправить. Если оплату внесли по ошибке (не та сумма, не тот заказ, не тот способ) или вы вернули клиенту деньги, оплату отменяют с указанием причины. Отменённая оплата остаётся в списке — так всегда видно, что было и почему.

Как отменить оплату

1. Найдите оплату в списке

   В блоке Оплаты заказа найдите нужную строку.

2. Нажмите «Отменить…»

   В конце строки нажмите Отменить…. Откроется окно Отменить оплату?.

3. Напишите причину

   В поле Причина отмены оплаты напишите, почему: Ошибка в сумме, должно быть 5 000 или Вернули клиенту наличными. Без причины программа не даст отменить: Укажите причину отмены оплаты.

4. Подтвердите

   Нажмите Отменить оплату. Если передумали — Не отменять.

После отмены у оплаты будет значок Отменена и строка Причина отмены: …. «Оплачено» уменьшится, долг вырастет. Отмену оплаты вернуть нельзя — если отменили по ошибке, примите оплату заново.

Как отменить аванс

Отменить можно только аванс со значком «Доступен» — тот, что ещё не зачтён в заказ.

1. Откройте карточку клиента

   И найдите блок Авансы.

2. Нажмите «Отменить аванс…»

   У нужного аванса нажмите Отменить аванс…. Откроется окно Отменить аванс?.

3. Напишите причину и подтвердите

   Заполните Причина отмены аванса и нажмите Отменить аванс. У аванса появится значок Отменён.

Квитанция

После оплаты клиенту можно распечатать квитанцию: в блоке «Документы» того же заказа нажмите Выпустить квитанцию. В квитанции перечислены все проведённые оплаты и зачтённые авансы по заказу, «Оплачено» и «Задолженность». Квитанцию можно выпустить, только если по заказу есть хотя бы одна проведённая оплата или зачтённый аванс. Подробно — в «Документы и печать».

Если что-то не получается

«Укажите сумму оплаты.» или «Укажите сумму аванса.»

Сумма равна нулю или записана так, что программа её не поняла. Впишите сумму цифрами, без пробелов, копейки — через запятую: 1500,50.

Нет формы оплаты и кнопок «Отменить…»

Заказ отменён — по отменённому заказу оплаты не принимаются. Или у вашей роли нет права менять заказы. Если форма есть, но оплата не сохраняется и программа пишет про режим «только чтение», — см. «Режим «только чтение»».

Нет поля «Аванс клиента»

У этого клиента нет доступных авансов: их не принимали, они уже зачтены или отменены. Проверьте блок «Авансы» в карточке клиента.

«Не удалось выпустить квитанцию. Сначала внесите оплату или зачтите аванс.»

По заказу нет ни одной проведённой оплаты или зачтённого аванса. Сначала примите оплату или зачтите аванс.