Данные мастерской и документы

Где находятся настройки

1. Откройте раздел «Настройки»

   Нажмите левой кнопкой мыши Настройки — это последний пункт в меню слева.

2. Прокрутите страницу

   Настройки — это длинная страница из нескольких белых карточек одна под другой. У каждой карточки сверху есть название жирным шрифтом. Прокручивайте страницу колесом мыши, пока не найдёте нужную карточку. Карточки идут в том же порядке, что и разделы этой инструкции.

Кто что может менять

Набор карточек зависит от роли. Если карточку можно только посмотреть, поля в ней серые и не нажимаются, а кнопки сохранения нет. У большинства таких карточек в правом верхнем углу стоит отметка Только просмотр.

Оформление

Первая карточка — Оформление. В строке Тема оформления три кнопки: Светлая, Тёмная и Как в системе. Ниже, в строке Акцентный цвет, выберите цвет кнопок, выделения и активного пункта меню: Зелёный (так программа выглядит изначально), Бирюзовый, Синий, Фиолетовый или Графитовый. Нажмите нужную кнопку — цвета поменяются сразу. Тема и цвет действуют только на этом компьютере и только для этой программы: у коллег всё останется как было. Цвета статусов (зелёный «готово», красный «ошибка» и другие) от выбора не меняются, чтобы их значение всегда читалось одинаково. Подробнее — «Как устроена программа».

Основные данные

Карточка Основные данные. Под заголовком написано: Эти значения используются в заказах, расписании и документах. Название мастерской вы уже указали при регистрации, остальное проверьте и дополните.

1. Проверьте название

   Поле Название мастерской. Его видят все сотрудники вверху меню. Чтобы исправить, нажмите в поле, сотрите старый текст клавишей Backspace и напечатайте новый.

2. Впишите телефон

   Поле Телефон — телефон, по которому клиенты звонят в мастерскую, например +7 845 200-00-00.

3. Впишите адрес

   Поле Адрес — где находится сервис: город, улица, дом.

4. Проверьте часовой пояс

   Поле Часовой пояс. Здесь записан пояс в виде Europe/Moscow (Москва) или Europe/Saratov (Саратов) — латиницей, через косую черту. От него зависит время в расписании и в документах. Если вы не в Москве, а время записей «съезжает» на час-два, впишите пояс своего города. Не уверены, как он пишется, — напишите нам, подскажем.

5. Проверьте валюту

   Поле Валюта — три заглавные латинские буквы. Для рублей это RUB. Обычно менять не нужно.

6. Задайте префикс номера

   Поле Префикс заказ-наряда — буквы, с которых начинается номер каждого заказ-наряда, например ЗН-. Тогда номера будут выглядеть как ЗН-1, ЗН-2 и так далее. Не длиннее 16 знаков. Можно оставить пустым — тогда номер будет просто числом.

7. Сохраните

   Нажмите Сохранить настройки внизу карточки. Появится зелёная надпись Настройки сохранены.

Нумерация заказ-нарядов

Карточка Нумерация заказ-нарядов показывает, какой номер получит следующий заказ: Следующий заказ-наряд получит номер ЗН-1. Менять её нужно в одном случае: вы переходите на Rembox со старой программы или с бумаги и хотите продолжить нумерацию, а не начинать с единицы.

1. Узнайте последний номер

   Посмотрите номер последнего заказ-наряда в старой программе или журнале, например 1041. Следующий должен быть 1042.

2. Впишите следующий номер

   В поле Следующий номер заказ-наряда (на компьютере, подключённом к облаку, оно называется Следующий номер на сервере) сотрите старое число и впишите новое, например 1042. Только число, без префикса.

3. Установите номер

   Нажмите Установить следующий номер. Появится Следующий номер изменён., а в описании карточки — новый номер.

На компьютере, подключённом к облаку, номера хранит облако, поэтому для этой операции нужен интернет. Почему иногда заказ создаётся Без номера — см. «Несколько компьютеров и интернет».

Реквизиты ИП для шапки документов

Карточка Реквизиты ИП. То, что вы здесь впишете, печатается в шапке документов для клиента: заказ-наряда, квитанции и акта приёма автомобиля. В рабочем листе мастера реквизитов нет. Менять реквизиты могут владелец и организатор. Администратор видит их, но с отметкой «Только просмотр».

В карточке восемь полей:

• ФИО/наименование ИП — например «ИП Иванов Иван Иванович»;
• ИНН;
• ОГРНИП;
• Юридический адрес — адрес регистрации ИП;
• Фактический адрес — где работает сервис;
• Телефон;
• Email;
• Банковские реквизиты — банк, БИК, расчётный счёт.

1. Заполните поля

   Перепишите данные из свидетельства ИП и из банковских документов. Лучше скопировать, чем набирать вручную: одна ошибка в ИНН или счёте — и документ недействителен. Ненужные поля оставьте пустыми.

2. Отметьте, что печатать

   Рядом с каждым полем есть галочка Печатать в шапке. Поставьте её у тех строк, которые должны появиться на документах. Строка без галочки хранится, но не печатается. Пустая строка не печатается, даже если галочка стоит.

3. Расставьте строки по порядку

   Рядом с каждым полем — две кнопки со стрелками: вверх и вниз. Нажатие на стрелку вверх поднимает строку на одно место выше, вниз — опускает. В шапке документа строки будут идти именно в таком порядке, сверху вниз.

4. Сохраните

   Нажмите Сохранить реквизиты. Появится Реквизиты сохранены.

5. Проверьте на бумаге

   Выпустите любой документ по тестовому заказу и посмотрите на шапку — см. «Документы и печать».

Гарантия и дополнительный текст

Карточка Гарантия и дополнительный текст. Оба текста печатаются только в заказ-наряде: гарантия — отдельным разделом, дополнительный текст — в конце, после основного содержимого. Менять их могут владелец и организатор.

В карточке два блока, у каждого своё поле и своя кнопка сохранения:

• Текст гарантии — условия гарантии на работы и запчасти: сроки, что не покрывается, как обратиться.
• Дополнительный текст (футер) — всё остальное, что вы хотите видеть внизу заказ-наряда: например, «Спасибо, что выбрали нас» или правила хранения автомобиля.

1. Напишите текст

   Нажмите в большое поле под заголовком «Текст гарантии» и напечатайте текст. Можно вставить заранее подготовленный: выделите его в документе Word, нажмите Ctrl+C, затем нажмите в поле и нажмите Ctrl+V. Длина — до 4000 знаков.

2. Сохраните этот блок

   Нажмите Сохранить под этим полем. Появится Сохранено., а под заголовком блока — Версия 1, сохранена … с датой.

3. Повторите для дополнительного текста

   Так же заполните поле «Дополнительный текст (футер)» и нажмите Сохранить под ним.

Если блок пустой, под его заголовком написано Текст ещё не задан. — тогда раздел просто не печатается.

Дополнительные поля

Карточка Дополнительные поля нужна, если в карточке клиента или автомобиля вам не хватает какого-то поля. Например, «Откуда узнал о нас» у клиента или «Дата следующего ТО» у машины. Добавлять поля могут владелец, организатор и администратор. Заполняются они потом прямо в карточках клиентов и автомобилей.

1. Найдите блок «Новое поле»

   Он внизу карточки «Дополнительные поля», под списком уже созданных полей.

2. Напишите название

   В поле Название напишите, как поле будет называться в карточке, например Откуда узнал о нас.

3. Выберите, куда его добавить

   В списке Карточка выберите Клиент или Автомобиль.

4. Выберите тип значения

   В списке Тип значения выберите, что будут вписывать:

   • Текст — любые слова;
   • Число — только цифры, например пробег;
   • Да / нет — галочка;
   • Дата — число, месяц, год.
5. Добавьте

   Нажмите Добавить поле. Поле появится в списке выше с отметкой Активно, а в карточках клиентов или автомобилей — в блоке «Дополнительные поля».

Ненужное поле не удаляется: нажмите Архивировать в его строке. Оно пропадёт из карточек, а у поля появится отметка В архиве. Вернуть — кнопкой Вернуть.

Остальные карточки настроек

Ниже на странице «Настройки» есть и другие карточки. Они описаны в своих инструкциях:

• Сотрудники и ставки, Пользователи, Мой пароль — «Сотрудники и пользователи»;
• Облако, Компьютеры — «Несколько компьютеров и интернет»;
• Экспорт мастерской, Резервная копия, Обновления, Логи — «Пароли, обновления, лицензия».